Die Herausforderung der Auslastung
Eine Treuhand in Genf mit 25 Buchhaltern für KMU, Konsolidierung, Steuern und Revision verbrachte täglich zwei Stunden auf die manuelle Zuweisung neuer Mandate. Die Folge: Überlast hier, Leerlauf dort, und gelegentlich mussten Dossiers neu verteilt werden. Ziel war Automatisierung mit menschlicher Kontrolle.
Architektur der Lösung
Wir integrierten Microsoft Teams, Planner, SharePoint und Power Automate:
- Buchhalterprofile in SharePoint mit Kompetenzen (Mandatstypen), Erfahrung, Sprachen und Auslastung.
- Lasttracking in Planner: aktive Dossiers, geplante Stunden, anstehende Fristen.
- Power-Apps-Formular für neue Mandate: Leistungsart (Buchführung, Jahresabschluss, Steuererklärung), Komplexität, Sprache, Stundenbudget, Fälligkeitsdatum, Besonderheiten.
Ein Power-Automate-Flow startet bei Mandatserfassung und berechnet einen Zuteilungs-Score pro Buchhalter:
- Aktuelle Auslastung (weniger ausgelastet = höherer Score).
- Kompetenzfit (Experte > Generalist).
- Sprache des Kunden (Bonus bei Übereinstimmung).
- Historie mit dem Kunden (Kontinuitätsbonus).
Die Top-3 werden in einer Adaptive Card in Teams vorgeschlagen. Die Verantwortliche kann die Empfehlung annehmen oder manuell aus den drei wählen. Nach Entscheidung erstellt der Flow einen Planner-Plan mit Standardaufgaben für den Mandatstyp und weist den Buchhalter zu. Ein dedizierter Teams-Kanal entsteht mit Tabs für Planner und SharePoint.
Gemessene Vorteile
Nach sechs Monaten sank die Zuteilungszeit um 90 % (von 2 Stunden täglich auf Minuten). Die Last balanciert sich besser; Überstunden sanken, SLA-Einhaltung stieg. Weniger Neuzuweisungen erhöhen die Zufriedenheit intern. Kunden profitieren von schnelleren Antworten dank transparenter Warteschlange.
Governance und Weiterentwicklung
Scoring-Regeln stehen in SharePoint und lassen sich ohne Code anpassen. Jede Zuweisung wird geloggt für Audits und Optimierung. Geplant ist eine GPT-gestützte Checkliste nach Branche als nächster Schritt.
Fazit
Mit Teams, Planner und Power Automate werden Aufgaben nach Skills und Kapazität verteilt, ohne neue Tools einzuführen. Automatisierung schlägt vor, der Mensch entscheidet. Ergebnis: weniger Überstunden, bessere SLA-Quote, mehr Transparenz – passend zum generische Assistenten-/AI-Trend in Microsoft 365.