Einleitung
Ark Fiduciaire ist eine etablierte Treuhand- und Buchhaltungsgesellschaft mit Sitz in Genf, Schweiz. Mit Spezialisierung auf Buchhaltung, Steuerkonformität, Lohnbuchhaltung, Firmengründungen und Corporate Governance betreut sie ein vielfältiges Portfolio von KMU und Unternehmern in der Region.
Wie viele professionelle Dienstleistungsunternehmen stand Ark Fiduciaire vor einer häufigen Herausforderung: Die Posteingangsverwaltung beanspruchte erhebliche Zeit und Ressourcen. Mit Hunderten von Dokumenten, die täglich per Post und E-Mail eingingen, wurde das manuelle Sortieren, Klassifizieren und Weiterleiten zu einem Engpass für ihre Buchhaltungsexperten.
Die Herausforderung
Das Team von Ark Fiduciaire verbrachte täglich wertvolle Stunden mit der Dokumententriage. Eingehende Korrespondenz umfasste Buchhaltungsunterlagen von Mandanten, Bescheide der Steuerbehörden, Lieferantenrechnungen, Kontoauszüge und Verwaltungskorrespondenz. Jedes Dokument musste identifiziert, nach Art und Dringlichkeit klassifiziert, der richtigen Mandantenakte zugeordnet und an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
Die manuelle Bearbeitung verursachte mehrere Probleme. Klassifizierungsfehler führten zu Verzögerungen bei der Reaktion auf dringende Steuerfristen. Dokumente landeten gelegentlich in den falschen Mandantenordnern, was zeitaufwendige Suchvorgänge erforderte. Die erfahrensten Mitarbeiter verbrachten Zeit mit administrativen Aufgaben statt mit hochwertiger Beratungsarbeit.
Als Unternehmen, das sich der digitalen Transformation und modernen treuhänderischen Praktiken verschrieben hat, suchte Ark Fiduciaire nach einer Lösung, die die Schweizer Datensouveränität wahrt und gleichzeitig die Effizienz drastisch verbessert.
Die houle-Lösung
In enger Zusammenarbeit mit dem Team von Ark Fiduciaire hat houle ein intelligentes Posteingangautomatisierungssystem entwickelt und implementiert, das vollständig auf Microsoft Azure-Diensten basiert, die in der Schweiz gehostet werden.
Die Lösung kombiniert mehrere Schlüsseltechnologien. Azure Document Intelligence extrahiert Text und Strukturinformationen aus gescannten Dokumenten und PDFs und verarbeitet alles von handschriftlichen Notizen bis hin zu komplexen Jahresabschlüssen. Azure OpenAI Service, im privaten Modus innerhalb ihrer eigenen Azure-Subscription bereitgestellt, treibt die intelligente Klassifizierungs-Engine an, die Dokumentkontext und -zweck versteht.
Der Workflow beginnt mit dem Eintreffen der Dokumente. Physische Post wird an einem Netzwerkscanner gescannt, der Dateien direkt in einen sicheren SharePoint-Ordner ablegt. E-Mails an das gemeinsame Postfach der Firma lösen einen Power Automate-Flow aus, der sowohl den Nachrichtentext als auch Anhänge erfasst.
Für jedes eingehende Dokument extrahiert das System den vollständigen Textinhalt und analysiert ihn mit einem GPT-4-Modell, das auf Schweizer Buchhaltungs- und Treuhandterminologie trainiert ist. Die KI identifiziert den Dokumenttyp (Steuerbescheid, Mandantenkorrespondenz, Rechnung, Kontoauszug usw.), extrahiert Schlüsselentitäten wie Mandantenname, Referenznummern und wichtige Daten, bewertet die Dringlichkeitsstufe und bestimmt die entsprechende Weiterleitung.
Dokumente werden automatisch im richtigen Mandantenordner in SharePoint abgelegt und in Azure AI Search für sofortiges Auffinden indexiert. Teammitglieder erhalten Teams-Benachrichtigungen mit Dokumentzusammenfassungen und Dringlichkeitsindikatoren, die eine effektive Priorisierung ermöglichen.
Ergebnisse und Auswirkungen
Die Transformation war erheblich. Die Dokumentenverarbeitungszeit sank um über 75 %, wodurch das Buchhaltungsteam sich auf die Mandantenberatung konzentrieren kann. Die Klassifizierungsgenauigkeit übersteigt 90 %, was falsch abgelegte Dokumente und die damit verbundene Suchzeit erheblich reduziert.
Vielleicht am wichtigsten: Dringende Dokumente wie Steuerfristen werden jetzt sofort markiert, anstatt in einer Warteschlange zu verweilen. Die Reaktionszeiten auf kritische Korrespondenz haben sich dramatisch verbessert, was das Compliance-Risiko reduziert und den Mandantenservice verbessert.
Das System bietet auch vollständige Audit-Trail-Funktionen, wobei jedes Dokument vom Eingang bis zur Verarbeitung mit Zeitstempel versehen und nachverfolgt wird. Diese Transparenz unterstützt das Engagement der Firma für regulatorische Konformität und professionelle Standards.
Datensouveränität und Sicherheit
Eine kritische Anforderung für jede Schweizer Treuhandgesellschaft ist die Wahrung strenger Datenvertraulichkeit. Die gesamte Lösung läuft in der eigenen Azure-Subscription von Ark Fiduciaire in der Region Switzerland North. Keine Mandantendaten verlassen das Schweizer Territorium, und das GPT-4-Modell arbeitet im privaten Modus mit vertraglichen Garantien, dass Daten niemals für Training verwendet werden.
Zugriffskontrollen nutzen Azure AD mit Multi-Faktor-Authentifizierung, und umfassende Protokollierung unterstützt Audit-Anforderungen. Die Architektur gewährleistet volle Konformität mit den Schweizer Datenschutzanforderungen und Berufspflichten.
Ausblick
Das Posteingangautomatisierungsprojekt hat neue Möglichkeiten für Ark Fiduciaire eröffnet. Die Firma erkundet nun zusätzliche KI-gestützte Verbesserungen, einschließlich automatisierter Extraktion von Schlüsselzahlen aus Jahresabschlüssen und intelligenter Fristenverfolgung über ihr gesamtes Mandantenportfolio.
Diese Zusammenarbeit zeigt, wie traditionelle Treuhanddienstleistungen KI-Innovation annehmen können, während sie das Vertrauen, die Genauigkeit und die Vertraulichkeit wahren, die Mandanten von ihren Buchhaltungspartnern erwarten.
Fazit
Die Partnerschaft zwischen houle und Ark Fiduciaire zeigt, dass KI-gestützte Automatisierung nicht nur für Großunternehmen geeignet ist. Mittelständische Dienstleistungsunternehmen können erhebliche Effizienzgewinne erzielen und gleichzeitig die volle Kontrolle über ihre Daten und Prozesse behalten. Aufbauend auf Microsoft 365- und Azure-Technologien integriert sich die Lösung nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und skaliert mit dem Unternehmen.