Der Kontext
Eine Genfer Notariatskanzlei betreute rund 50 parallele Dossiers. Jedes Mandat (Immobilien, Nachlass, Handel) enthält kritische Fristen: 14-tägige Bedenkzeit, Signaturtermine, Optionsabläufe, Beschwerdefristen. Bislang trugen Mitarbeitende die Termine nach der Lektüre manuell in Outlook ein – zeitaufwendig und fehleranfällig.
Ein verpasster Termin hat erhebliche Folgen für Haftung und Ruf. Der Notar wollte Fristen automatisch aus Dokumenten erkennen und mit den Teamkalendern synchronisieren, ohne die bestehende Struktur „ein Kunde = ein Teams-Team" zu ändern.
Die technische Lösung
Wir entwickelten eine SharePoint-Framework-App, eingebettet in die Team-Sites. Ein WebPart in React/TypeScript überwacht die Dokumentbibliothek und ruft über eine gesicherte Azure Function den Azure OpenAI Service auf, sobald ein neues Dokument erscheint.
Beim Upload löst ein SharePoint-Webhook die Function aus. Sie nutzt zuerst Azure Document Intelligence, um strukturierten Text zu extrahieren, und sendet ihn dann an ein GPT-4-Modell mit klaren Anweisungen, alle Fristen, Deadlines und Meilensteine zu finden. Der Prompt enthält typische Schweizer Formulierungen wie „Bedenkzeit 14 Tage“, „vorbehaltlich Annahme innert 30 Tagen“, „Fälligkeit am …“. Das Modell liefert eine strukturierte Liste mit Fristtyp, Datum (exakt oder relativ) und Kritikalität.
Das WebPart legt automatisch Termine im geteilten Teams-Kalender des Kunden an, mit Benachrichtigungen je nach Dringlichkeit. Jeder Eintrag enthält einen Link zur Originaldatei und zur SharePoint-Bibliothek, damit der Kontext geprüft werden kann. Ein Dashboard zeigt alle anstehenden Fristen farblich nach Dringlichkeit.
Ergebnisse
Nach acht Monaten sank die manuelle Erfassungszeit um 90 % (von zwei Stunden pro Tag auf Minuten). Keine kritische Frist wurde verpasst; früher gab es etwa alle zwei Monate einen Ausreißer. Die Erkennung erreicht 96 % Genauigkeit, 4 % werden als „prüfen“ markiert.
Das System hob auch versteckte Fristen in komplexen Klauseln hervor. Die nahtlose Integration in Microsoft 365 ermöglichte sofortige Adoption: gleiches Teams, gleiches SharePoint, keine neue Oberfläche.
Architektur und Governance
Die SPFx-App liegt im App-Katalog des Tenants, Versionen und Berechtigungen sind zentral gesteuert. Azure-Aufrufe nutzen Managed Identities und Azure AD-Authentifizierung; keine Secrets im Code. Daten bleiben in Switzerland North/West und erfüllen das Schweizer Notariatsgeheimnis.
Die monatlichen Kosten um 200 CHF (OpenAI, Document Intelligence, Functions) sind minimal gegenüber dem Nutzen und den vermiedenen Risiken. Warnungen (präventiv, wichtig, kritisch) gehen je nach Schwelle per E-Mail, Planner oder Teams raus.
Fazit
SharePoint Framework und Azure AI verhindern Fristversäumnisse, ohne das Microsoft-365-Ökosystem zu verlassen. Durch automatische Datumerkennung in Verträgen und Synchronisation in Teams gewinnt die Kanzlei operative Sicherheit, besseren Service und folgt dem Automatisierungs- und AI-search-Trend, ohne Daten zu exponieren.