Kontext
Eine Immobilienfirma in Genf verwaltete 800 aktive Verträge (Mieten, Wartung, Versicherungen, Energie, Mandate). Sie lagen verteilt mit uneinheitlicher Benennung. Größtes Risiko: kritische Fristen (stille Verlängerungen, Kündigungsfristen, Indexierungen) wurden in einer fragilen Excel gepflegt; mehrmals pro Jahr gingen Fristen verloren mit hohen Kosten.
Lösung
Wir bauten ein komplettes System auf SharePoint Framework mit Power-Automate-Automatisierung.
- SharePoint-Bibliothek mit Metadaten: Vertragstyp, Parteien, Objekt, Start, Dauer, Fälligkeit, Kündigungsfrist, Verlängerung, Jahreswert, Indexierung, Verantwortlicher, Status.
- SPFx-WebPart auf der Startseite: smartes Formular passt Felder je Vertragstyp an (z. B. Gewerbemiete mit spezifischen Feldern). Validierung in Echtzeit.
- Automatische Extraktion: Beim Upload eines PDFs zieht Azure Document Intelligence den Text; Regeln + Azure OpenAI füllen Daten, Parteien, Dauer und Fälligkeiten vor (Muster wie „kündbar mit X Monaten Frist“).
- Dashboard in React zeigt Verträge nach Fälligkeit (90/45/30 Tage), Verantwortliche, Typ und Gesamtwert. Filter nach Objekt/Lieferant.
- Alerts per Power Automate: täglicher Flow erkennt nähere Fälligkeiten und Kündigungsfenster. Präventiv (90 Tage) per E-Mail an Verantwortliche; wichtig (45 Tage) als Planner-Aufgabe plus Management; kritisch (30 Tage oder Pre-Notice kurz vor Ablauf) als Teams-Alarm und E-Mail mit hoher Priorität.
- Historie & Nachvollziehbarkeit: verknüpfte Versionen, Metadaten mit Änderungsprotokoll.
Ergebnisse
Nach 14 Monaten ging keine kritische Frist mehr verloren (zuvor 4–5/Jahr). Die Suche dauert Sekunden dank Metadaten und AI Search. Admin-Aufwand sank um 40 % (15 h/Monat auf 9 h). Bessere Verhandlungsposition durch frühzeitige Hinweise; Einsparungen von 5–20 % bei mehreren Verträgen. Auditoren lobten Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung.
Sicherheit & Architektur
SPFx-App im Tenant-Katalog; volle Kontrolle von Versionen und Rechten. Azure-Aufrufe mit Managed Identities; Daten bleiben in Switzerland North/West. SharePoint-Retention und Versionierung nativ. Monatliche Kosten ~250 CHF (OpenAI, Document Intelligence, Functions), deutlich unter den vermiedenen Risiken.
Ausblick
Optionale Integration in die Buchhaltung für automatische Verpflichtungsbuchungen und ein Modul für qualifizierte Schweizer E-Signatur.
Fazit
Mit SPFx, Azure AI und Power Automate wird Vertragsmanagement beherrschbar: weniger Risiko, schnelle Suche und verlässliche Alerts, bei voller Datensouveränität im Microsoft-365-Tenant in der Schweiz.
Practical tips for Microsoft/Azure
- Keep examples concrete: show 1-2 configuration steps (Azure resource, ask prompt), and test with a small dataset first.
- Prefer RAG (retrieval-augmented generation) for grounding answers: index internal docs, add answer citations and logging.
- Deploy models in a Swiss region for data sovereignty and enable proper moderation + access controls (Azure AD, role-based).