Datengovernance und Private KI auf Microsoft 365: Praktische Strategien für Schweizer Unternehmen

Der Übergang zur umfassenden Nutzung privater KI in Kollaborationssuiten wie Microsoft 365 stellt Unternehmen vor völlig neue Herausforderungen in der Daten-Governance. In der Schweiz, wo die Einhaltung des revDSG und der DSGVO von höchster Priorität ist, ist die Fähigkeit, Daten zu schützen, organisieren, steuern und zu verwerten, nicht mehr nur ein Vorteil: Sie ist Voraussetzung für erfolgreiche KI-Projekte und zur Wahrung des Kundenvertrauens.

Bei houle unterstützen wir Organisationen bei der sicheren Einführung privater KI-Lösungen, die in Microsoft 365 integriert sind, und achten dabei auf die strengsten Schweizer Standards in der Datengovernance. Dieser Artikel bietet einen umfassenden, pragmatischen Ansatz mit konkreten Beispielen, wie Sie die Governance Ihrer Daten im Zeitalter der privaten KI transformieren können.

1. Neue Herausforderungen der Datengovernance mit privater KI verstehen

Der Einzug privater KI in Büroumgebungen verändert den Datenlebenszyklus grundlegend. Dokumente, E-Mails oder Kundendatenbanken, die in Microsoft 365 gespeichert sind, werden zu potenziellen Quellen für individuelle KI-Modelle, die wiederum in der Lage sind, hochsensible Inhalte zu generieren, zu verarbeiten oder zusammenzufassen. Governance beschränkt sich daher nicht mehr nur auf die Klassifizierung oder statischen Schutz von Dateien: Sie muss kontinuierlich die Nutzung, Verarbeitung und den Fluss von Informationen durch KI einbeziehen.

In der Schweiz schreibt das neue Datenschutzgesetz (revDSG) eine strenge Kontrolle über Standort, Nachverfolgbarkeit und Minimierung von Daten vor. Um KI in Microsoft 365 rechtskonform zu nutzen, ist es unerlässlich, Informationsflüsse präzise zu erfassen, Risiken vorab zu evaluieren und aktive Aufsichtsmaßnahmen umzusetzen.

2. Daten in Microsoft 365 kartieren und klassifizieren

Der erste Schritt zu einer angepassten Governance im KI-Zeitalter ist eine umfassende Datenerfassung im Verantwortungsbereich der Organisation. Microsoft bietet mit Microsoft Purview native Tools, um Datentypen (persönlich, vertraulich, reguliert usw.) zu erkennen und sie mithilfe von KI-Engines automatisch zu klassifizieren. Es ist jedoch oft erforderlich, diesen Ansatz durch die Integration privater KI-Module – etwa lokal entwickelte Add-ins – zu ergänzen, um die Erkennung sensibler Daten nach branchenspezifischen oder schweizerischen Anforderungen zu verfeinern.

Es empfiehlt sich, mit gezielten Bestandsaufnahmen, etwa in SharePoint, OneDrive und Exchange, zu beginnen. Anschließend können mithilfe privater KI strategische Datenkategorien (z. B. unveröffentlichte Finanzdaten, F&E-Ergebnisse, Kundenverträge) automatisch erkannt werden. Das erleichtert die Einführung proaktiver, maßgeschneiderter Richtlinien.

3. Geeignete Aufbewahrungs- und Minimierungspolitiken umsetzen

Governance bedeutet nicht nur, zu wissen, was man besitzt, sondern auch, den Datenlebenszyklus entsprechend der tatsächlichen Nutzung zu steuern. Mit Microsoft 365 lassen sich Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien definieren. Privat gehostete KI (Swiss Hosting) muss denselben Prinzipien folgen und darf keine fiktiven oder überflüssigen Daten für das Training der Modelle erzeugen oder nutzen.

Das „Privacy by Design“-Prinzip, das vom revDSG empfohlen wird, erfordert eine enge Zusammenarbeit von M365-Admins, Sicherheitsteams, Fachabteilungen und KI-Partnern. Ziel: Nur das absolut Notwendige aufbewahren, Dateiduplikate für KI-Training begrenzen und jede automatisierte Verarbeitung dokumentieren.

4. Datenzugriff sichern und KI-Nutzung nachverfolgen

Die Granularität der Zugriffsrechte in Microsoft 365 muss auch dann erhalten bleiben, wenn private KI Datensätze verarbeitet oder nutzt. Es darf nur autorisierten Modellen, die etwa über Foundry oder Azure OpenAI in dedizierter Instanz gehostet werden, der Zugriff auf sensible Inhalte gewährt werden.

Um etwaige Zwischenfälle oder Verstöße zu erkennen und bei Kontrollen Nachweise zu liefern, sind systematische Prüfprotokolle (Audit Logs) aller KI-Anfragen, Interpretationen oder Zusammenfassungen unerlässlich. Bei houle integrieren wir fortschrittliche Monitoring-Lösungen, die auf Microsoft Graph APIs und spezielle Wächter-Add-ins setzen, um den Datenschutz bei jeder KI-M365-Interaktion zu gewährleisten.

5. revDSG- und DSGVO-Konformität beim Einsatz privater KI gewährleisten

Die Schweizer Datenschutzanforderungen verfolgen strenge Vorgaben: Beschränkung internationaler Übermittlungen, verstärkte Einwilligung und umfassende Protokollierung der Verarbeitung nach revDSG und DSGVO. KI-Modelle innerhalb von Microsoft 365 müssen vor dem produktiven Einsatz vollständig geprüft werden, besonders wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten oder Profiling einsetzen.

Sensible Informationen, die extrahiert oder erzeugt werden, müssen ausschließlich auf Infrastrukturen in der Schweiz – oder mindestens in der EU, sofern ein gültiger Rechtsrahmen besteht – gespeichert und genutzt werden. Die Lösungen von houle ermöglichen das Hosting von LLMs (Large Language Models) und KI-Workflows auf souveränen Clouds, sodass die regulatorischen Schweizer Anforderungen erfüllt werden.

6. Private KI gezielt für die Optimierung der Datengovernance einsetzen

Gerade die zunehmende Verbreitung privater KI kann ein Treiber für bessere Daten-Governance sein – durch Automatisierung lassen sich Compliance-Lücken aufdecken, Missbrauch erkennen, verwaiste oder redundante Inhalte finden und effizientere Neuordnungen vorschlagen.

Viele von houle entwickelte Add-ins nutzen genau diese Möglichkeiten: Semantische Analysen zum Aufspüren versteckter privater Daten in Anhängen oder Notizen, intelligente Klassifizierungsvorschläge, automatische Erzeugung von Verarbeitungsregistern für den Datenschutzbeauftragten sowie proaktive Warnungen bei Datenabfluss außerhalb definierter Bereiche.

7. Best Practices für eine wirksame Governance im KI-Zeitalter

• Datenschutzbeauftragten (DPO) und die Sicherheitsleitung schon bei der Konzeption jeder in Microsoft 365 eingebetteten KI-Lösung einbinden.
• Partner mit echter Expertise im Schweizer Recht (revDSG, DSG, lokale Rechtsprechung) für Ihre KI- und Governance-Module wählen.
• Den Einsatz auf souveränen Infrastrukturen in der Schweiz oder in der EU unter verstärkten vertraglichen Bedingungen bevorzugen.
• Regelmäßige Audits implementieren: Zugangskontrollen, Compliance-Überprüfungen, Überwachung der Datennutzung durch KI-Modelle, systematische Dokumentation von Vorfällen oder individuellen Anfragen.
• Alle Mitarbeitenden für die neuen Herausforderungen der Governance im KI-Zeitalter qualifizieren: kurze Schulungen, interaktive Tools, Sensibilisierung für KI-Risiken (Lecks, Halluzinationen, Verzerrungen).

Fazit

Die Datengovernance im Herzen von Microsoft 365 transformiert sich grundlegend mit der Einführung privater KI. Für Schweizer Organisationen ist diese Entwicklung nicht nur Herausforderung, sondern auch Chance für mehr Agilität, Widerstandsfähigkeit und Vertrauen. Die Verbindung maßgeschneiderter KI-Add-ins, souveränem Hosting und neu gestalteter Governance bringt einzigartige Vorteile. houle positioniert sich als Referenzpartner für diese Transformation, in der Innovation und Regeltreue vereint werden.

Referenzen

• Das neue Schweizer DSG (offizielle Erläuterungen, admin.ch)
• Good governance solutions with Microsoft Purview (Microsoft Learn)

Practical tips for Microsoft/Azure

• Keep examples concrete: show 1-2 configuration steps (Azure resource, ask prompt), and test with a small dataset first.
• Prefer RAG (retrieval-augmented generation) for grounding answers: index internal docs, add answer citations and logging.
• Deploy models in a Swiss region for data sovereignty and enable proper moderation + access controls (Azure AD, role-based).