Regulierung und Ausgangslage
Eine Genfer Privatbank für Vermögensverwaltung hatte ein schwerfälliges Onboarding: viele Abteilungen (Kundenbetreuung, Compliance, Backoffice, Vermögensverwaltung, Management), viele Dokumente (Ausweis, Herkunft der Mittel, Steuererklärungen) und KYC/AML-Kontrollen. Die Kontoeröffnung dauerte im Schnitt 18 Tage, komplexe Fälle über vier Wochen. Das führte zu Abbrüchen und Wettbewerbsnachteilen, plus Fehlern wie fehlende Dokumente oder vergessene Schritte.
Lösungsarchitektur
Wir orchestrierten SharePoint, Microsoft Forms, Power Automate, Teams und Power Apps für den gesamten Weg bis zur Aktivierung.
- Ersterfassung: Der Relationship Manager füllt in Power Apps (mobil) die Kerndaten (Identität, Nationalität, Steuerwohnsitz, Herkunft der Mittel, Anlegerprofil) aus. Logik stellt Zusatzfragen nach Profil (Unternehmer, PEP usw.).
- Kundenraum: Automatisches Erstellen einer standardisierten SharePoint-Site: Dokumentbibliothek mit Ordnern (Identität, Finanznachweise, Verträge, Korrespondenz), Aufgabenliste je Profil und Teams-Kanal zur Koordination.
- Dokumenteinsammeln: Der Kunde erhält einen sicheren Link zu Microsoft Forms, lädt Ausweis, Wohnsitznachweis und Herkunft der Mittel hoch. Forms ist einfach, speichert direkt in SharePoint.
- Compliance-Checks: Ein Flow mit AI Builder extrahiert Ausweisdaten und gleicht sie mit den Angaben ab; Abgleich gegen Sanktionslisten per World-Check-API. Alarme werden sofort an Compliance eskaliert.
- Interne Vorbereitung: Backoffice und IT werden in Teams benachrichtigt, richten e-Banking, Systemprofile und Karten ein. Jede Einheit hat eine Planner-Checkliste im Kanal.
- Live-Dashboard: Power BI zeigt Status je Schritt, fehlende Dokumente, offene Freigaben und ETA zur Aktivierung.
- Aktivierung: Nach allen Freigaben aktiviert der Workflow das Konto im Kernbankensystem via gesicherter API. Der Kunde erhält ein Willkommensmail mit Zugangsdaten; der Betreuer wird informiert und ein Kick-off-Meeting wird per Bookings vorgeschlagen.
Messbare Ergebnisse
Nach 12 Monaten sank die durchschnittliche Dauer von 18 auf 7 Tage (-61 %); einfache Fälle liegen bei 4 Tagen. Abbruchquote fiel von 12 % auf 8 % (-35 %). Der administrative Aufwand pro Dossier sank um 55 % (6,5 h auf 3 h), Fehler/Omissions um 78 %. Betreuer verbringen mehr Zeit mit Kunden statt mit Koordination. FINMA-Prüfer lobten den automatischen Audit-Trail.
Governance und Sicherheit
Hochsensible Daten unter Bankgeheimnis liegen in SharePoint, verschlüsselt im Ruhe- und Transportzustand. Feingranulare Berechtigungen nach Least Privilege. Automatische Aufbewahrung (10+ Jahre) je Kundensite. Flows nutzen Servicekonten mit Managed Identities. Monitoring entdeckt ungewöhnliche Zugriffe; quartalsweise Audits prüfen Berechtigungen und Abläufe.
Architektur und Skalierbarkeit
Komplett auf Microsoft 365 und Power Platform. SharePoint-Templates via PnP Provisioning, Workflows modular und wiederverwendbar. Kapazität derzeit 15 Neukunden/Monat, skalierbar auf 100 ohne Umbauten. Operative Kosten ~800 CHF/Monat (Premium-Lizenzen, zusätzlicher Storage, Support), gedeckt durch 60 eingesparte Admin-Stunden und weniger Abbrüche (~4 zusätzliche Beziehungen/Jahr, ~400k CHF AUM je Beziehung).
Nächste Schritte
Ausweitung auf Hypotheken oder komplexe Vermögensstrukturen; Integration qualifizierter E-Signatur (SwissID), um Papier zu eliminieren.
Fazit
Durchdachtes Onboarding mit Microsoft 365 vereint Effizienz, Kundenerlebnis und Compliance. Standardisierte Aufgaben, zentrale Dokumente und automatisierte Checks bringen Tempo und Sicherheit – mit Schweizer Datensouveränität als Grundlage.