Ausgangslage
Ein Ingenieurbüro steuerte 40 parallele Projekte in der Schweiz und EU. Daten lagen in Project Desktop, E-Mails, Excel und Teams-Chats. Reportings dauerten drei Stunden pro Woche, Risiken wurden spät entdeckt. Gesucht: eine einheitliche Sicht in nahezu Echtzeit ohne Datenduplikate.
Architektur
- Project for the web/Project Desktop: zentrale Planung; .mpp-Dateien liegen in der SharePoint-Projektbibliothek.
- Power Automate: täglicher Flow zieht Fortschritt (%), kritische Aufgaben, Meilensteine <30 Tage, Aufwand- und Budgetabweichungen; schreibt in zentrale SharePoint-Listen.
- Teams: pro Projekt ein Kanal; ein Flow überwacht Schlüsselwörter (Verzug, Blocker, Risiko) und erzeugt Alerts.
- Power Apps: mobiles Wochen-Statusformular (Ampel, Highlights, Blocker, nächste Schritte) befüllt die Zentrale.
- Power BI: semantisches Modell mit Sichten für Management, PMO, Ressourcen, Kunden. Dashboards: Meilenstein-Timeline, Burn Rate vs. Fortschritt, kritische Tasks, Risiken, Auslastung je Ressource, Filter nach Kunde/Branche/PM.
Betrieb
Der Extraktionsflow aktualisiert täglich, Power BI refresht 4× pro Tag. Risikosignale (kritischer Meilenstein verspätet, Marge < -5 %, Risiko-Schlüsselwörter in Teams) erzeugen Adaptive Cards im Projektkanal und einen Wochenreport ans PMO. Kunden sehen ein kompaktes Dashboard mit Meilensteinen, Deliverables und Baustellenfotos (ohne interne Details).
Ergebnisse
Nach sieben Monaten:
- Reportingsitzungen von 3 h auf 1 h reduziert; Rest als Self-Service.
- Abweichungen werden statt nach ~2 Wochen in 3 Tagen erkannt; Projekte mit >10 % Überzug sanken um 60 %.
- Auslastungsübersicht balanciert Ressourcen; fakturierbare Nutzung +8 Prozentpunkte.
- Ad-hoc-Reporting-Anfragen von Kunden -75 % dank geteilter Dashboards.
Governance und Sicherheit
Daten in SharePoint/Dataverse in der Schweiz. Power-BI-Rollen steuern Sichten für Management, PM, Kunden. Flows mit Servicekonten (Managed Identities). M365-Audit, keine lokalen Kopien sensibler Daten.
Nächste Schritte
Fakturadaten integrieren für echte Margen, automatische Nachverfolgung von Deliverables und ein einfacher Predictive-Block (Power BI ML), der wahrscheinliche Endtermine schätzt.
Fazit
Ein einheitliches Datenmodell mit Project, Power Automate und Power BI ersetzt Insellösungen und beschleunigt Entscheidungen. PM und Management reagieren früher, Kunden sehen Transparenz, und Datenhoheit bleibt im Microsoft-365-Tenant in der Schweiz.