Das Ausgangsproblem
Eine Managementberatung mit 80 Consultants in Genf, Zürich und Lausanne bearbeitete über 300 Spesen pro Monat manuell. Consultants fotografierten Belege, füllten Excel aus und schickten alles per E-Mail. Zwei Mitarbeitende prüften jede Note: Richtlinie, Beleglesbarkeit, Beträge und Limits. Das kostete rund 60 Stunden monatlich, führte zu Fehlern, vielen Rückfragen und Erstattungen, die bis zu sechs Wochen dauerten. Manche Consultants reichten kleine Spesen gar nicht mehr ein.
Die entwickelte Lösung
Wir setzten auf Power Apps, Power Automate, AI Builder und Approvals in Teams.
- Mobile Erfassung: Power-Apps-App zum Fotografieren des Belegs; AI Builder liest Datum, Betrag, Währung, Händler und vermutete Kategorie (Mahlzeit, Transport, Hotel…).
- Intelligentes Formular: Felder füllen sich automatisch; der Consultant ergänzt Kunde und Kurzbeschreibung. Die App zeigt live, ob Limits eingehalten sind (50 CHF Mahlzeit, 200 CHF Hotel usw.) und verlangt Begründung bei Überschreitung.
- Automatische Checks: Beim Senden prüft Power Automate Richtlinie, Belegvorhandensein, Abweichung zwischen deklariertem und IA-gelesenem Betrag (Alarm >5 %) und mögliche Dubletten (gleicher Betrag/Datum/Consultant).
- Risikoscore: Muster für Risiko: ungewöhnlich hohe Beträge, schlechte Belegqualität, Historie mit Ablehnungen, Ausgaben am Wochenende für Wochenprojekte.
- Genehmigungspfade: Nach Betrag und Risiko: einfache Noten <500 CHF mit niedrigem Score werden automatisch genehmigt und an die Buchhaltung geschickt; 500–2000 CHF gehen an den Vorgesetzten via Approvals in Teams; >2000 CHF oder hohes Risiko brauchen Doppel-Freigabe (Vorgesetzter + CFO).
- Freigabe in Teams: Adaptive Card mit Details, Belegen, Score und Warnungen; Freigabe oder Ablehnung per Klick.
- Buchhaltung und Zahlung: Nach Freigabe Export per API zu Banana, Buchung und Zahlungsplanung. Consultant erhält Teams-Benachrichtigung.
Ergebnisse
Nach neun Monaten sank der Admin-Aufwand um 75 % von 60 auf 15 Stunden im Monat, fokussiert auf komplexe Fälle. 42 % der Noten werden automatisch genehmigt, Managementzeit wird frei. Die Erstattungszeit fiel von 38 auf 8 Tage (-79 %). Zufriedenheit stieg um 35 Punkte; Fehler sanken um 68 %, Streitfälle um 85 %.
KI und Lernen
Das AI-Builder-Belegmodell stieg von 82 % auf 94 % Erkennung nach Tausenden Belegen (SBB, Taxi, Hotels). Ein eigenes Modell klassifiziert Spesen nach Händler/Kontext mit 89 % Genauigkeit.
Architektur und Skalierung
Alles läuft auf Power Platform und Microsoft 365. Daten und Belege liegen in SharePoint mit 10-jähriger Aufbewahrung und rollenbasierten Berechtigungen. Skalierung auf 150 Consultants ist ohne Umbau möglich. Monatliche Kosten (Power Apps Premium, Power Automate Premium, AI Builder) ~1200 CHF, amortisiert durch 45 gesparte Admin-Stunden (~3500 CHF) und bessere Steuer-Compliance.
Nächste Schritte
Geplant sind Integrationen mit Bahn-/Hotelbuchungen zur automatischen Spesenerfassung, Budgetprognosen pro Projekt und Musteranalyse für Lieferantenverhandlungen.
Fazit
Eine gut gestaltete Spesenlösung macht aus einem mühsamen Prozess eine schnelle Erfahrung. Mit Power Apps, AI Builder und Power Automate gewinnen Teams Tempo, Nachvollziehbarkeit und Compliance; Consultants erhalten schnelle Erstattungen und die Administration reduziert Fehler, ohne Daten aus dem Schweizer Tenant zu bewegen.