Mehrstufige genehmigungs-workflows mit adaptiven teams-karten und dynamischen bedingungen

Der Kontext der Versicherungsgenehmigungen

Eine auf Unternehmensrisiken spezialisierte Genfer Versicherungsgesellschaft bearbeitete monatlich etwa 150 Zeichnungsanträge, die Genehmigungen nach komplexen Regeln erforderten. Der Prozess umfasste typischerweise 3 bis 5 Genehmigungsebenen je nach versicherter Summe, Risikoart und Versicherungsnehmerprofil. Die Abläufe variierten je nach Situation: Eine Standardpolice unter 100'000 CHF erforderte zwei Validierungen, während eine komplexe Police über 500'000 CHF 5 sequentielle Validierungen benötigte (Underwriter → Regionalmanager → technischer Direktor → Jurist → Generaldirektor). Probleme: E-Mail-Pingpong mit verzögerten Antworten, mangelnde Sichtbarkeit des Genehmigungsstatus, Eskalationen vergessen, Fristen nicht eingehalten und manuelle Datenerfassung in jedem Schritt.

Die Lösung: Intelligente Workflows mit Teams

Wir implementierten eine vollständige Lösung basierend auf Power Automate Premium + Adaptive Cards + Azure Functions + SharePoint:

• SharePoint-Bibliothek für Anträge: Jede Zeichnungsanfrage wird als strukturiertes Element in einer Liste mit Metadaten (Kunde, Betrag, Risikoart, Laufzeit, Region, Profil, Status, Validator-Historie, Zeitstempel) eingegeben.
• Dynamisches Routing mit Power Automate: Beim Erstellen eines Antrags wertet der Workflow Bedingungen aus: IF Betrag < 100k UND Risiko = Standard → 2 Ebenen (Underwriter + Manager). IF Betrag 100k-500k ODER Risiko = Komplex → 3 Ebenen (+ technischer Direktor). IF Betrag > 500k ODER neue Region/strategisch → 5 Ebenen (+ Jurist + GD). Automatische Zuweisung des ersten Validators basierend auf Verfügbarkeit (Abwesenheit erkannt via Teams-Presence-API).
• Adaptive Cards in Teams: Jeder Validator erhält eine adaptive Karte direkt in seinem Teams-Kanal mit Antragszusammenfassung, Client-Historie, Schlüsselindikatoren (Schadensquote, Profil) und Aktionsschaltflächen (Genehmigen / Ablehnen / Weitere Informationen anfordern / Eskalieren). Aktion = sofortige Aktualisierung der Karte + Übergang zum nächsten Validator.
• Parallele Verzweigungen: Für bestimmte Fälle laufen Genehmigungen parallel: technischer Direktor UND Jurist werden gleichzeitig benachrichtigt; der Workflow wartet auf beide Antworten vor dem Fortfahren.
• Bedingungen und Eskalationen: IF Antwort in 24 Stunden nicht erfolgt → automatische Erinnerung. IF nach 48 Stunden keine Antwort → Eskalation an Hierarchieebene +1 mit Copy-To-Manager. IF Ablehnung → Workflow stoppt + Benachrichtigung an ursprünglichen Antragsteller mit Ablehnungsgrund.
• Automatische Benachrichtigungen: Bei jeder Zustandsänderung erhält der Antragsteller eine Teams-Nachricht mit Status. Bei finaler Genehmigung: automatische E-Mail an Client mit unterschriebenem PDF (generiert von Azure Function via Office Scripts auf Vorlage).
• Audit und Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion (Genehmigen/Ablehnen/Eskalieren/Kommentar) wird in SharePoint mit Zeitstempel + Validator + Grund gespeichert. Power BI zeigt durchschnittliche Genehmigungszeiten nach Risikoart, Betrag, Validator.

Ergebnisse nach 9 Monaten

• Genehmigungszeit: Durchschnitt von 8 Tagen auf 2,5 Tage (70% Reduktion). Standardpolicen: von 72 Stunden auf 6 Stunden. Komplexe Policen: von 15 Tagen auf 4 Tage.
• Sichtbarkeit: 100% der Anträge haben Echtzeit-Status. Manager sehen anstehende Validierungen, Verzögerungen und Engpässe auf einen Blick.
• Compliance: Keine vergessene Eskalation mehr. Jeder Schritt nachvollziehbar. Interne Audits loben Nachvollziehbarkeit und Einhaltung von Fristen.
• Benutzererfahrung: Teams-Validatoren schätzen adaptive Karten (kein E-Mail-Wechsel, direkter Kontext, einfache Aktionen). Reibungslose Annahme.
• Produktivität: Zeitersparnis ~200 Stunden/Monat durch Eliminierung manueller Verfolgung. Underwriter konzentrieren sich auf Risikoanalyse statt Administration.
• Geschäftsauswirkung: Schnellere Angebote = höhere Abschlussquote. Geschätzter Mehrwert ~150'000 CHF/Jahr durch beschleunigte Zeichnung und vermiedenen Auftragsverlust.

Technische Architektur

• Power Automate Premium: Cloud-Workflows mit Schleifen, Bedingungen, parallelen Verzweigungen. Premium-Konnektoren (Teams, SharePoint, Office Scripts).
• Adaptive Cards: JSON-Vorlagen mit Input-Feldern, Aktionsschaltflächen, dynamischen Blöcken (Indikatoren nur anzeigen wenn relevant). Bot-Framework SDK für benutzerdefinierte Karten.
• Azure Functions: Serverlose Funktionen für komplexe Geschäftslogik (Routing-Regeln, PDF-Generierung aus Vorlage, Senden signierter Dokumente). HTTP-Trigger von Power Automate aufgerufen.
• SharePoint: Zentrale Liste mit Versionierung, Berechtigungen nach Rolle, Metadaten mit berechneten Spalten (SLA, verzögert?, Eskalationsdatum).
• Power BI: Echtzeit-Dashboards mit Live-Verbindung zu SharePoint. KPIs: durchschnittliche Zeit nach Phase, Engpass-Validatoren, Ablehnungsrate nach Risiko.
• Kosten: ~350 CHF/Monat (Power Automate Premium, Azure Functions, SharePoint Premium). Weit unter eingesparten Kosten und ROI.
• Sicherheit: Vertrauliche Daten bleiben in SharePoint Online (Schweizer Rechenzentren). Zugriff nach Rolle. Audit-Protokoll nativ.

Perspektiven und Erweiterung

• KI für Routingvorschläge: Azure OpenAI könnte optimale Validatoren vorschlagen basierend auf Kompetenz, Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung.
• Automatische Risikovorvalidierung: Einfache Policen könnten automatisch von KI vorvalidiert werden (90% Konfidenzschwelle), menschliche Validierung nur wenn unsicher.
• Integration mit CRM: Policen mit Client-Historie verknüpfen für vollständige Sicht.
• Externe Validatoren: Workflow für externe Partner (Rückversicherer, Aktuare) mit sicheren Gastzugängen öffnen.

Fazit

Mit Power Automate und Adaptive Cards werden Genehmigungs-Workflows transparent, schnell und konform. Keine E-Mail-Verfolgung, keine vergessenen Eskalationen, vollständige Audit-Trails und signifikante Zeitersparnis. Eine zugängliche Lösung für jedes Unternehmen mit komplexen Validierungsprozessen – ohne Code, vollständig konfigurierbar, skalierbar.

Practical tips for Microsoft/Azure

• Keep examples concrete: show 1-2 configuration steps (Azure resource, ask prompt), and test with a small dataset first.
• Prefer RAG (retrieval-augmented generation) for grounding answers: index internal docs, add answer citations and logging.
• Deploy models in a Swiss region for data sovereignty and enable proper moderation + access controls (Azure AD, role-based).