El reto
Un despacho de abogados de tamaño medio en Ginebra recibía cada día cerca de cien documentos por correo postal y más de 200 emails. Clasificar, etiquetar y asignar cada pieza al expediente correcto ocupaba a dos asistentes jurídicos varias horas diarias. Los errores de clasificación suponían pérdidas de tiempo buscando documentos clave y riesgo de perder plazos críticos. Los correos urgentes podían quedar sin tratar durante horas en momentos de alta carga.
La dirección quería modernizar el proceso sin comprometer la confidencialidad de los expedientes ni depender de soluciones cloud públicas donde los datos circulan fuera de Suiza. El bufete gestiona asuntos sensibles para family offices y empresas internacionales, por lo que la soberanía de datos es esencial.
La solución implantada
Diseñamos una automatización inteligente combinando varias tecnologías de Microsoft, todas en su propio Azure suizo. El flujo se apoya en Azure Document Intelligence para extraer texto y estructura de documentos escaneados o PDF, en Azure OpenAI Service con un modelo GPT-4 desplegado en modo privado para clasificar contenido, y en Azure AI Search para indexar todo y habilitar búsqueda semántica.
El proceso arranca con la digitalización del correo físico en un escáner de red que deposita los archivos en una carpeta segura de SharePoint. En paralelo, un flujo de Power Automate vigila el buzón compartido del bufete. Cada nuevo documento o email dispara el flujo que extrae el contenido. Document Intelligence procesa PDFs y escaneos para extraer texto íntegro e identificar encabezados, tablas y firmas. En emails, se analizan cuerpo y adjuntos.
El texto extraído se envía después a GPT-4 con instrucciones para clasificar según una taxonomía definida con el despacho: correspondencia cliente, citación judicial, factura de proveedor, contrato, correo de parte contraria, documento judicial, solicitud de presupuesto, asunto urgente u otros. El modelo identifica también entidades clave como nombres de cliente, números de expediente, fechas relevantes, importes y nivel de urgencia.
Para emails, el sistema evalúa el sentimiento del cliente y genera un resumen en una frase. Todas las metadatos se indexan en Azure AI Search junto al contenido completo. Según la clasificación, el documento o email se enruta automáticamente a la carpeta correcta de SharePoint y los abogados implicados reciben una notificación de Teams con resumen y urgencia. Los correos muy urgentes generan una alerta inmediata.
Beneficios medidos
Tras tres meses, los resultados superaron lo esperado. El tiempo diario de tratamiento de correo y emails pasó de seis horas a menos de una hora, un ahorro del 83%. Las asistentes se concentran en casos ambiguos señalados por el sistema en lugar de clasificar manualmente todo. La precisión de clasificación alcanza 92% en documentos físicos y 89% en emails, frente a un 10% de error humano estimado antes.
Los abogados buscan al instante por contenido semántico en todos los documentos y correos, por ejemplo localizar comunicaciones sobre una cláusula de no competencia aunque cambie la redacción. El tiempo de primera respuesta a emails de clientes bajó 65%, de 4 horas de media a 1,4 horas.
El despacho mejoró la trazabilidad: todos los documentos y emails quedan fechados y auditables, facilitando controles. La satisfacción de los abogados subió al recibir notificaciones contextualizadas con urgencia, en vez de revisar manualmente carpetas y bandejas.
Aspectos técnicos y seguridad
La arquitectura garantiza confidencialidad total. Todos los servicios Azure están desplegados en Switzerland North; los datos no salen del país. El modelo GPT-4 opera en modo privado con garantías contractuales de no usar datos para entrenamiento. Los accesos se controlan con Azure AD y MFA, y se registra toda acción para auditoría.
El coste mensual, incluyendo licencias Azure y soporte de houle, equivale a ~25% del coste salarial ahorrado, con un retorno de inversión muy rápido.
Conclusión
Esta automatización demuestra que es posible aplicar IA a procesos sensibles que mezclan documentos físicos y comunicaciones electrónicas manteniendo control total de los datos. El bufete ganó eficiencia y mejor servicio al cliente con tiempos de reacción más cortos, alineándose con la tendencia de AI search sin comprometer la privacidad.