El contexto
Una notaría de Ginebra gestionaba unas cincuenta escrituras simultáneas. Cada expediente (inmobiliario, sucesorio o mercantil) incluía plazos críticos: períodos de reflexión de 14 días, fechas de firma, vencimientos de opción o plazos de recurso. Los empleados volcaban manualmente las fechas en Outlook tras leer los documentos, proceso lento y propenso a errores.
Un olvido podía implicar consecuencias serias en responsabilidad profesional y reputación. El notario buscaba detectar automáticamente esos plazos en los documentos y sincronizarlos con los calendarios del equipo, respetando la arquitectura existente de “un cliente = un equipo en Microsoft Teams”.
La solución técnica
Desarrollamos una aplicación SharePoint Framework integrada en los sitios de equipo. Un WebPart en React/TypeScript vigila la biblioteca de documentos y se conecta a Azure OpenAI Service a través de una Azure Function segura para analizar cada nuevo archivo.
Cuando se añade un documento a SharePoint, un webhook lo envía a la función de Azure, que primero llama a Azure Document Intelligence para extraer texto estructurado. Luego el texto va a un modelo GPT-4 con instrucciones específicas para detectar todos los plazos, fechas límite y hitos. El prompt incluye ejemplos típicos del derecho suizo: “plazo de reflexión de 14 días”, “sujeto a aceptación en 30 días”, “vencimiento fijado el…”. El modelo devuelve una lista estructurada con tipo de plazo, fecha exacta o relativa y criticidad.
El WebPart crea eventos en el calendario compartido de la Teams del cliente, con alertas según urgencia. Cada evento incluye vínculo al documento fuente y a la carpeta de SharePoint, para validar contexto rápido. Un tablero muestra todos los plazos próximos con códigos de color por urgencia.
Resultados
Tras ocho meses, la notaría redujo 90% el tiempo de captura manual (de dos horas diarias a minutos). No se perdió ningún plazo crítico, cuando antes había un olvido cada dos meses. La detección alcanza 96% de precisión; el 4% de casos ambiguos se marca para revisión humana.
El sistema reveló plazos escondidos en cláusulas complejas que los empleados podían pasar por alto. La integración transparente en Microsoft 365 permitió adopción inmediata: mismo Teams, mismo SharePoint, sin herramientas nuevas.
Arquitectura y gobernanza
La app SPFx está en el catálogo de aplicaciones del tenant, con control total de versiones y permisos. Las llamadas a Azure usan identidades administradas y autenticación Azure AD; no se guardan secretos. Los datos solo circulan en Switzerland North/West, cumpliendo secreto notarial suizo.
El coste operativo ronda 200 CHF al mes (OpenAI, Document Intelligence, Functions), muy inferior al valor generado y a los riesgos evitados. Las alertas preventivas, importantes y críticas llegan por correo, Planner o Teams según el umbral configurado.
Conclusión
Este caso muestra cómo SharePoint Framework y Azure AI pueden eliminar el riesgo de plazos perdidos sin salir del ecosistema Microsoft 365. Al detectar fechas en contratos y sincronizarlas en Teams, la notaría gana seguridad operativa, mejora servicio y se alinea con la tendencia de automatización y AI search sin exponer datos.