Contexto
Una inmobiliaria en Ginebra gestionaba 800 contratos (baux, mantenimiento, seguros, energía, mandatos). Estaban dispersos y con nomenclatura inconsistente. El mayor riesgo: perder plazos críticos (renovaciones tácitas, preavisos, indexaciones) gestionados en un Excel frágil. Varias veces al año se perdían fechas, con costes de decenas de miles de francos.
Solución desarrollada
Creamos un sistema completo en SharePoint Framework con automatizaciones Power Automate.
- Biblioteca SharePoint con metadatos ricos: tipo de contrato, partes, inmueble, inicio, duración, vencimiento, preaviso, renovación, monto anual, indexación, responsable, estado.
- WebPart SPFx en la home de la biblioteca: formulario inteligente de alta que adapta campos según tipo (p. ej. bail comercial muestra campos específicos). Valida en tiempo real.
- Extracción automática: al subir un PDF, Azure Document Intelligence extrae texto; reglas + Azure OpenAI pre-rellenan fechas, partes, duración y vencimientos (patrones como “résiliable moyennant préavis de X mois”).
- Dashboard en React muestra contratos por vencimiento (90/45/30 días), responsables, tipo y valor total. Filtros rápidos por edificio/proveedor.
- Alertas Power Automate: flujo diario detecta contratos próximos a vencimiento o preaviso. Alerta preventiva (90 días) por email al responsable; importante (45 días) crea tarea en Planner y copia dirección; crítica (30 días o preaviso venciendo) notifica en Teams y email alta prioridad a dirección.
- Histórico y trazabilidad: versiones de contrato enlazadas; metadatos con auditoría de cambios.
Resultados
Tras 14 meses, ningún vencimiento crítico se perdió (antes 4–5 al año). Búsqueda de contratos pasó de minutos a segundos gracias a metadatos y AI Search. Carga administrativa bajó 40% (15 h/mes a 9 h). Negociaciones mejoraron al avisar con antelación; ahorros de 5–20% en varios contratos. Auditores elogiaron trazabilidad y retención.
Seguridad y arquitectura
App SPFx en catálogo del tenant; control total de versiones y permisos. Llamadas a Azure con identidades administradas; datos solo en Switzerland North/West. Retención y versionado nativos de SharePoint. Costo mensual ~250 CHF (OpenAI, Document Intelligence, Functions), muy inferior a riesgos evitados.
Futuro
Posible integración con contabilidad para registrar compromisos automáticamente y módulo de firma electrónica suiza.
Conclusión
Combinar SPFx, Azure AI y Power Automate convierte la gestión contractual en un proceso controlado: menos riesgos, búsquedas rápidas y alertas fiables, manteniendo soberanía de datos en Microsoft 365 en Suiza.
Practical tips for Microsoft/Azure
- Keep examples concrete: show 1-2 configuration steps (Azure resource, ask prompt), and test with a small dataset first.
- Prefer RAG (retrieval-augmented generation) for grounding answers: index internal docs, add answer citations and logging.
- Deploy models in a Swiss region for data sovereignty and enable proper moderation + access controls (Azure AD, role-based).