Contexto regulatorio y operativo
Un banco privado ginebrino especializado en gestión de patrimonio sufría un onboarding pesado y fragmentado: muchos departamentos (relación, compliance, back-office, gestión de patrimonio, dirección), múltiples documentos (identidad, origen de fondos, declaraciones fiscales) y controles KYC/LBA. El plazo medio de apertura era 18 días (casos complejos >4 semanas), generando abandonos y desventaja competitiva. Había errores: documentos extraviados, pasos olvidados, relances tardías.
Arquitectura de la solución
Diseñamos un sistema que orquesta SharePoint, Microsoft Forms, Power Automate, Teams y Power Apps, cubriendo todo el recorrido hasta la activación.
- Captura inicial: el gestor llena un formulario Power Apps móvil con datos clave (identidad, nacionalidad, residencia fiscal, origen de fondos, perfil inversor). Preguntas condicionales según perfil (emprendedor, PEP, etc.).
- Espacio cliente: se crea automáticamente un sitio SharePoint del cliente con estructura estándar: biblioteca con carpetas (identidad, justificantes financieros, contratos, correspondencia), lista de tareas generada según perfil y canal Teams para coordinación.
- Recogida documental: el cliente recibe un email con enlace seguro a un Microsoft Forms para subir identidad, domicilio, origen de fondos. Forms es simple para el cliente y guarda en SharePoint.
- Controles de compliance: un flujo usa AI Builder para extraer datos de identidad y cruzarlos con lo declarado; verifica sanciones vía World-Check API. Cualquier alerta se escala al responsable de compliance con detalle.
- Preparación interna: back-office e IT son notificados en Teams para crear accesos e-banking, perfiles de sistemas y tarjetas. Cada equipo tiene checklist en Planner accesible desde el canal.
- Dashboard en tiempo real: Power BI muestra avance por etapa, documentos faltantes, validaciones pendientes y ETA de activación.
- Activación: cuando todo está validado y firmado, el workflow activa la relación en el core banking via API segura. El cliente recibe email de bienvenida con accesos; el gestor es notificado y se propone reunión de lanzamiento vía Bookings.
Beneficios medidos
Tras 12 meses, el plazo medio bajó de 18 a 7 días (-61%); casos simples llegan a 4 días. El abandono cayó de 12% a 8% (-35%). El tiempo administrativo por dossier se redujo 55% (de 6,5 h a 3 h) y los errores/olvidos bajaron 78%. Los gestores pasan más tiempo con clientes, menos en coordinación. Auditores FINMA valoraron el audit trail automático como ejemplar.
Gobernanza y seguridad
Datos sensibles bajo secreto bancario se alojan en SharePoint con cifrado en reposo y tránsito. Permisos granulares de mínimo privilegio. Retención automática (10 años+) en sitios clientes. Flujos usan cuentas de servicio con identidades administradas, no usuarios. Monitorización detecta accesos anómalos; auditoría trimestral revisa permisos y procesos.
Arquitectura y escalabilidad
Basado solo en Microsoft 365 y Power Platform. Plantillas SharePoint gestionadas con PnP Provisioning para desplegar mejoras reguladoras. Workflows modulares y reutilizables. Capacidad actual 15 nuevos clientes/mes, escalable a 100 sin cambios. Coste operativo ~800 CHF/mes (licencias Premium, almacenamiento adicional, soporte), compensado por 60 horas administrativas ahorradas y menor abandono (≈4 relaciones adicionales/año, ~400k CHF AUM cada una).
Evoluciones futuras
Extender el modelo a créditos hipotecarios o estructuras patrimoniales complejas; integrar firma electrónica cualificada (SwissID) para eliminar papel.
Conclusión
Un onboarding bien orquestado con Microsoft 365 combina eficiencia, experiencia y cumplimiento. Al estandarizar tareas, centralizar documentos y automatizar controles, el banco gana velocidad y seguridad, manteniendo la soberanía de datos suiza y una ventaja competitiva clara.