El problema inicial
Una firma de asesoría financiera independiente en Ginebra y Vaud gestionaba unos cien mandatos de pymes y sufría un problema clásico: facturas impagadas. Con unas cien facturas al mes, la gestión de cobro ocupaba a un administrativo un día por semana. Las campañas de recordatorios eran masivas y poco personalizadas; algunos clientes pagaban solo tras la tercera notificación.
El plazo medio de pago era de 52 días, aunque el contrato marcaba 30 días netos. Esto impactaba la tesorería y requería una línea de crédito bancaria para suavizar desfases. La firma quería automatizar el proceso sin perder tono personalizado y profesional, clave en su relación de confianza con clientes.
La solución desarrollada
Diseñamos un sistema de automatización inteligente con Power Automate, AI Builder y Azure OpenAI Service. La arquitectura combina varios flujos coordinados:
- Un flujo diario consulta el sistema contable Sage vía API REST para encontrar facturas pendientes, clasificadas por antigüedad e importe.
- Se categorizan como retraso leve (hasta 15 días), moderado (16–45) o importante (>45).
- Para cada factura, el flujo recupera el historial de interacciones desde el CRM (llamadas, emails, reuniones) y recordatorios previos.
Estos datos se envían a un modelo GPT-4o privado en Azure OpenAI con instrucciones para generar un email de cobro personalizado. El prompt incluye nombre del cliente, tipo de mandato, monto adeudado, días de retraso, historial relacional y ejemplos de tono por categoría:
- Retraso leve: tono cortés, asume olvido.
- Retraso moderado: recuerda condiciones con firmeza amable.
- Retraso importante: menciona posibles consecuencias (suspensión de servicio, cesión a recobro) y ofrece plan de pagos si aplica.
El modelo también sugiere una línea de asunto optimizada. Antes de enviar, un aprobador puede validar en Power Automate, o dejar el envío automático para la primera categoría. Los correos salen desde Outlook con tracking; cualquier respuesta crea una tarea asignada al responsable contable.
Resultados medidos
Tras seis meses, el plazo medio de pago bajó de 52 a 31 días (-40%). El tiempo dedicado a cobros cayó 85%, de un día semanal a una hora de revisión de casos complejos. La tasa de respuesta subió 60%; los clientes valoran mensajes personalizados frente a cartas estándar.
La relación con clientes mejoró; varios comentaron la cortesía de las comunicaciones. El sistema detecta antes a clientes con dificultades y permite ajustar planes antes de que empeoren.
Financieramente, reducir 21 días liberó ~180.000 CHF de liquidez, reduciendo la línea de crédito y ahorrando miles en intereses anuales. El ROI se logró en menos de dos meses.
Aspectos técnicos
Sage 50 no tiene API REST moderna, por lo que creamos una Azure Function que consulta de forma segura la base SQL de Sage y expone endpoints OData. Las llamadas a Azure OpenAI están controladas por políticas DLP de Power Platform, garantizando que datos sensibles no salgan a servicios no aprobados. El modelo GPT-4o está en modo privado con compromiso de no usar datos para entrenamiento.
El coste mensual total (Azure + Power Automate Premium) es de unos 150 CHF, equivalente a dos horas de salario ahorradas cada semana.
Evoluciones futuras
La firma planea extender la automatización a calificación de leads entrantes y a reportes de avance personalizados por mandato. El éxito inicial demuestra el valor de la IA en tareas administrativas repetitivas que aún requieren personalización.
Conclusión
Automatizar recordatorios muestra cómo la IA convierte un proceso costoso en ventaja competitiva. Combinando generación de texto con la orquestación de Power Automate, se gana tiempo, se mejora el tono y se protege la relación con el cliente, sin sacar datos del tenant suizo y alineado con la tendencia de AI search y asistentes genéricos.