Die Revolution der künstlichen Intelligenz setzt ihre Integration in Unternehmensumgebungen mit neuen Anwendungsfällen rund um Microsoft 365 und Azure OpenAI fort. Doch im Schweizer Kontext erfordert das Management von Datenschutz und Datensicherheit ein tiefes Verständnis von lokalen Lösungen und Vorschriften. Bei houle begleiten wir Organisationen bei der verantwortungsvollen Einführung privater KI und sichern gleichzeitig deren Compliance sowie den Schutz sensibler Informationen.
Warum ist Datensicherheit mit Azure OpenAI und Microsoft 365 entscheidend?
KI-Modelle, die Dokumente erstellen, E-Mails analysieren oder die Zusammenarbeit in Microsoft 365 erleichtern, verarbeiten zwangsläufig interne, teils sensible Datenströme. Die Integration von Modellen wie GPT oder Add-ins für Outlook und Word birgt neue Risiken: unbeabsichtigte Offenlegung, unberechtigter Zugriff oder Übertragung außerhalb der Schweiz. Das Inkrafttreten des neuen Datenschutzgesetzes (nDSG) im September 2023 stellt strenge Anforderungen insbesondere an Standort, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Unterscheidung zwischen Alltagsnutzung und kritischen KI-Deployments
Der Einsatz von KI in Microsoft 365 beschränkt sich längst nicht mehr auf einfache Aufgabenerledigung. Fortgeschrittene semantische Analysen, automatische Protokollgenerierung, Extraktion strukturierter Informationen: Jeder neue Use Case macht die Verarbeitungskette komplexer.
In vielen Schweizer Unternehmen ist die Speicherung und Übertragung von Daten ein zentrales Thema. Lokale Deployments von LLMs (Large Language Models) in Verbindung mit Schweizer Hosting sorgen dafür, dass Datenschutzbeauftragte und Sicherheitsverantwortliche sicherstellen können, dass Datenflüsse weder das Land noch das Unternehmen verlassen. houle bietet vollständig gemanagte Lösungen auf Schweizer Infrastruktur mit feingranularer Governance für jede Umgebung (Outlook, Word, SharePoint, Teams etc.) an.
Schweizer (DSG) und europäische (DSGVO) Anforderungen für verantwortungsvolle KI
Die Einhaltung des nDSG verlangt von jedem Unternehmen, seine KI-Verarbeitungen klar zu identifizieren. Der gesamte Datenweg muss nachvollziehbar sein: von der Erhebung (E-Mail, Dokument, Formular) bis zur Nutzung (Analyse, Generierung, Archivierung). Eine präzise Bestandsaufnahme der in Microsoft 365 integrierten Tools, KI-Einsätze und externer Datenflüsse (zu Azure OpenAI oder anderen Clouds) ist erforderlich.
Parallel dazu verlangt die DSGVO das Prinzip Privacy by Design: Jede Lösung muss so konzipiert sein, dass Datensammlung minimiert, Informationen systematisch anonymisiert und die Rechte der Nutzer (Zugang, Löschung, Übertragbarkeit) gewahrt werden. Regelmäßige Überprüfungen, automatisiertes Einwilligungsmanagement und Audits sind bei der Integration von Add-ins und KI-Konnektoren in Microsoft 365 nun verpflichtend.
Azure OpenAI in der Schweiz: Wie die Vertraulichkeit der Verarbeitung gewährleisten?
Microsoft bietet mittlerweile Azure OpenAI-Instanzen mit Hosting in der Schweiz als Managed Services an. Der Standardmodus reicht jedoch nicht aus: Vorgefertigte Modelle (GPT-3.5, GPT-4, usw.) protokollieren manchmal Prompts und Outputs in internen Microsoft-Logs, außerhalb der Kontrolle des Unternehmens. Die erweiterte Konfiguration muss Folgendes umfassen:
- Isolierung der Umgebungen zur Vermeidung von Datenvermischung zwischen Mandanten;
- Rollen- und Rechteverwaltung im Azure Active Directory;
- Durchgehende Verschlüsselung der Kommunikation und Zwischenspeicherungen.
Bei houle werden alle Azure OpenAI-Integrationen so konzipiert, dass technische Logs, operative Spuren und KI-Rückgaben ausschließlich in 100 % Schweizer Infrastrukturen verbleiben. Die von unseren Kunden installierten Add-ins für Outlook und Word führen keine Informationsweitergabe an Server außerhalb der Schweiz durch, und es herrscht volle Transparenz über alle laufenden Datenströme.
Risikoprävention: Audit, Schulung und kollaborative Governance
Die eigentliche Herausforderung bei der Absicherung von KI ist nicht nur technischer Natur. Die Begleitung von Fachbereichen und IT-Verantwortlichen beim Verständnis der Grenzen, neuen Risiken (Prompt Injection, Halluzinationen, false positives) und der Rechtekonfiguration ist unerlässlich.
houle empfiehlt ein dreistufiges Vorgehen:
- Compliance-Audit für Microsoft 365 und Azure OpenAI zur Kartierung aller sensiblen Datenflüsse.
- Definition interner KI-Nutzungsrichtlinien über spezielle Leitfäden, Einwilligungsmodelle und Konfiguration von Regeln in Microsoft Purview und dem Azure Security Center.
- Individuelle Schulungen und Workshops, auch für Nicht-Techniker, um den sicheren Umgang mit Add-ins und das Bewusstsein für Datenaustauschrisiken zu fördern.
Der gesamte Dokumenten-Workflow – von der automatisierten Vertragserstellung in Word bis zur Trendanalyse in Outlook – kann so durch kontinuierliche Überwachung (Warnungen, Protokollierung, Reporting an den Datenschutzbeauftragten) abgesichert werden.
houle-Lösungen: Private KI, produktive Add-ins und lokale Compliance
houle bietet maßgeschneiderte Lösungen rund um Add-ins für Outlook, Word und SharePoint, die sich nahtlos mit Foundry integrieren lassen, um die Datensouveränität zu garantieren. Unser Angebot umfasst:
- Implementierung privater KI auf Schweizer Infrastruktur (on-premises oder Microsoft Schweiz Cloud);
- Integration lokaler Sprachmodelle zur Vermeidung jeglicher Exponierung gegenüber Public Clouds;
- Ergänzung um strukturierte Reporting-Module für lückenlose Nachvollziehbarkeit auf Anfrage des DSB oder der Rechtsabteilung.
So haben Unternehmen volle Kontrolle: Kein sensibler Datenfluss verlässt das Schweizer Territorium, keine kritischen Protokolle sind für Microsoft oder unbefugte Dritte zugänglich. Interne Workflows (Dokumentenmanagement, Datenextraktion, Automatisierung) werden deutlich produktiver und erfüllen strengste und fortlaufend überwachte Regulierungsanforderungen.
Fazit
Die Absicherung privater KI in Microsoft 365, gekoppelt mit der Einhaltung von nDSG und DSGVO, erfordert einen ganzheitlichen Ansatz aus Technologie, Governance und menschlicher Begleitung. houle als vertrauenswürdiger Partner am Schweizer Markt ermöglicht es Organisationen, KI in ihren täglichen Tools (Outlook, Word, SharePoint) einzusetzen, ohne ein Risiko für Kompromittierung oder Non-Compliance einzugehen.
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