Contexto
Una oficina de ingeniería gestionaba 40 proyectos simultáneos en Suiza y la UE. Los datos estaban dispersos: Project Desktop, correos, hojas Excel y chats de Teams. Las reuniones de reporting duraban tres horas semanales y aun así los PM detectaban retrasos o sobrecostes tarde. Se buscaba una vista única, en tiempo casi real, sin duplicar datos.
Arquitectura
- Project for the web / Project Desktop: planificación centralizada. Los archivos .mpp se almacenan en la biblioteca de cada sitio de proyecto en SharePoint.
- Power Automate: un flujo diario extrae avance (%), tareas críticas, hitos próximos (<30 días), desviaciones de esfuerzo y presupuesto. Estos datos se consolidan en listas SharePoint maestras.
- Teams: cada proyecto tiene canal; un flujo adicional detecta palabras clave en conversaciones (retraso, bloqueado, riesgo) y genera alertas.
- Power Apps: formulario móvil para estados semanales cualitativos (verde/ámbar/rojo, logros, bloqueos, next steps) que alimenta la base central.
- Power BI: modelo semántico con vistas por dirección, PMO, recursos y cliente. Dashboards incluyen: timeline de hitos, burn rate vs avance, tareas críticas, riesgos, carga por recurso, vistas por cliente/sector/PM.
Flujo operativo
Cada día, el flujo de extracción actualiza el modelo; Power BI refresca 4 veces al día. Señales de riesgo (hito crítico retrasado, margen < -5%, palabras clave de riesgo en Teams) generan tarjetas en el canal del proyecto y un resumen semanal al PMO. Los clientes tienen un dashboard resumido con hitos, entregables y fotos del sitio (sin datos confidenciales internos).
Beneficios medidos
Tras siete meses:
- Tiempo de reuniones de reporting bajó de 3 h a 1 h; el resto se consulta en self-service.
- Detección de desviaciones pasó de ~2 semanas a 3 días; proyectos con >10% sobrecoste cayeron 60%.
- Vista de carga permitió equilibrar recursos; uso facturable subió 8 pp.
- Las peticiones de reportes ad hoc de clientes bajaron 75% gracias al dashboard compartido.
Gobierno y seguridad
Datos alojados en SharePoint/Dataverse en Suiza. Roles en Power BI definen qué ve dirección, PM, cliente. Flujos usan cuentas de servicio con identidades administradas. Auditoría en Microsoft 365; sin copias locales de datos sensibles.
Próximos pasos
Integrar facturación para mostrar márgenes reales, seguimiento automático de entregables documentales y un módulo predictivo simple (Machine Learning de Power BI) para prever fechas de fin probables.
Conclusión
Un modelo de datos único con Project, Power Automate y Power BI elimina las hojas paralelas y acelera la decisión. PM y dirección reaccionan antes, clientes ven transparencia y la oficina mantiene soberanía de datos dentro de Microsoft 365 en Suiza.
Practical tips for Microsoft/Azure
- Keep examples concrete: show 1-2 configuration steps (Azure resource, ask prompt), and test with a small dataset first.
- Prefer RAG (retrieval-augmented generation) for grounding answers: index internal docs, add answer citations and logging.
- Deploy models in a Swiss region for data sovereignty and enable proper moderation + access controls (Azure AD, role-based).