El problema inicial
Una consultora de management con 80 consultores en Ginebra, Zúrich y Lausana gestionaba más de 300 notas de gastos al mes de forma manual. Los consultores sacaban fotos de los recibos, rellenaban Excel y enviaban por email. Dos administrativas revisaban a mano cada nota para ver si cumplía la política, si los justificantes estaban legibles, y si los importes respetaban los límites. El proceso consumía unas 60 horas mensuales y provocaba errores, idas y vueltas por justificantes faltantes y reembolsos que tardaban hasta seis semanas. Algunos consultores dejaban de declarar gastos pequeños por cansancio administrativo.
La solución implementada
Diseñamos un sistema completo con Power Apps, Power Automate, AI Builder y Approvals en Teams.
- Captura móvil: Una app Power Apps permite fotografiar el recibo. AI Builder extrae fecha, importe, divisa, comercio y categoría probable (comida, transporte, hotel…).
- Formulario inteligente: Los campos se rellenan solos; el consultor solo añade cliente y breve descripción. La app muestra en tiempo real si la política se cumple (límites de 50 CHF comida, 200 CHF hotel, etc.) y exige justificación si se excede.
- Verificaciones automáticas: Al enviar, Power Automate comprueba política, presencia de justificante, coherencia entre importe declarado y leído por IA (alerta si el desvío supera 5%) y posibles duplicados (mismo importe/fecha/consultor).
- Score de riesgo: Calcula riesgo por patrones sospechosos: importes altos, justificantes borrosos, historial con rechazos, gastos en fin de semana para proyectos de lunes a viernes.
- Circuitos de aprobación: Según importe y riesgo, las notas simples <500 CHF y riesgo bajo se aprueban solas y van a contabilidad. Entre 500 y 2000 CHF van al manager vía Approvals en Teams. >2000 CHF o riesgo alto requieren doble validación (manager + director financiero).
- Aprobación en Teams: Los aprobadores reciben una tarjeta adaptativa con detalles, justificantes, score y alertas; aprueban o rechazan con un clic.
- Contabilidad y pago: Tras aprobar, se exporta a Banana vía API, se crea la partida contable y se agenda el pago. El consultor recibe notificación en Teams.
Resultados tras despliegue
En nueve meses, el tiempo administrativo bajó 75%, de 60 a 15 horas al mes centradas en casos complejos. El 42% de las notas se aprueban automáticamente, liberando tiempo de managers. El reembolso medio pasó de 38 a 8 días (-79%). La satisfacción interna subió 35 puntos; desaparecieron la mayoría de errores y disputas (errores -68%, disputas -85%).
IA y aprendizaje
El modelo de recibos de AI Builder mejoró de 82% a 94% de acierto tras miles de tickets (SBB, taxis, hoteles suizos). Se entrenó un modelo propio para clasificar gastos según comercio/contexto, con 89% de precisión.
Arquitectura y escalabilidad
Todo vive en Power Platform y Microsoft 365. Datos y recibos van a SharePoint con retención automática de 10 años y permisos por rol. La solución escala a 150 consultores sin cambios. Coste mensual (Power Apps Premium, Power Automate Premium, AI Builder) ~1200 CHF, amortizado por 45 horas administrativas ahorradas (~3500 CHF) y mejor cumplimiento fiscal.
Evolución futura
Próximos pasos: integrar reservas de tren/hotel para importar gastos automáticamente, predicción de presupuestos por proyecto y análisis de patrones para negociar con proveedores recurrentes.
Conclusión
Una app de gastos bien diseñada transforma un proceso pesado en una experiencia ágil. Con Power Apps, AI Builder y Power Automate se gana velocidad, trazabilidad y cumplimiento, mientras los consultores reciben reembolsos rápidos y la administración reduce errores, todo sin sacar datos del tenant suizo.