Contexto
Uma gestora imobiliária em Genebra cuidava de 800 contratos (aluguéis, manutenção, seguros, energia, mandatos). Arquivos dispersos e nomes inconsistentes. Maior risco: perder prazos críticos (renovações tácitas, pré-avisos, indexações) mantidos em um Excel frágil. Várias vezes ao ano perdia-se uma data, gerando custos de dezenas de milhares de francos.
Solução
Construímos um sistema completo em SharePoint Framework com automações Power Automate.
- Biblioteca SharePoint com metadados ricos: tipo de contrato, partes, imóvel, início, duração, vencimento, pré-aviso, renovação, valor anual, indexação, responsável, status.
- WebPart SPFx na home: formulário inteligente que adapta campos por tipo (ex.: aluguel comercial mostra campos específicos). Valida em tempo real.
- Extração automática: ao subir PDF, Azure Document Intelligence extrai texto; regras + Azure OpenAI pré-preenchem datas, partes, duração e vencimentos (padrões como “resiliável com pré-aviso de X meses”).
- Dashboard em React mostra contratos por vencimento (90/45/30 dias), responsáveis, tipo e valor total. Filtros por imóvel/fornecedor.
- Alertas Power Automate: fluxo diário identifica vencimentos e pré-avisos. Alerta preventiva (90 dias) por email ao responsável; importante (45 dias) cria tarefa Planner e copia diretoria; crítico (30 dias ou pré-aviso fechando) notifica Teams e email de alta prioridade.
- Histórico e trilha: versões de contrato ligadas; metadados com auditoria de mudanças.
Resultados
Após 14 meses, nenhum vencimento crítico foi perdido (antes 4–5/ano). Buscar contratos caiu de minutos para segundos com metadados e AI Search. Carga administrativa -40% (15 h/mês para 9 h). Negociações melhoraram com aviso antecipado; economias de 5–20% em vários contratos. Auditores elogiaram rastreabilidade e retenção.
Segurança e arquitetura
App SPFx no catálogo do tenant; controle total de versões e permissões. Chamadas Azure com identidades gerenciadas; dados apenas em Switzerland North/West. Retenção e versionamento nativos do SharePoint. Custo mensal ~250 CHF (OpenAI, Document Intelligence, Functions), muito abaixo dos riscos evitados.
Futuro
Integrar contabilidade para registrar compromissos automaticamente e módulo de assinatura eletrônica suíça.
Conclusão
Com SPFx, Azure AI e Power Automate, a gestão contratual fica sob controle: menos risco, buscas rápidas e alertas confiáveis, mantendo soberania de dados no Microsoft 365 na Suíça.