Contexto regulatório e operacional
Um banco privado em Genebra, focado em gestão patrimonial, tinha um onboarding pesado e fragmentado: muitos departamentos (relacionamento, compliance, backoffice, gestão patrimonial, direção), muitos documentos (identidade, origem de fundos, declarações fiscais) e controles KYC/LBA. O prazo médio era 18 dias (casos complexos >4 semanas), gerando desistências e desvantagem competitiva. Erros eram comuns: documentos perdidos, etapas esquecidas, follow-ups tardios.
Arquitetura da solução
Orquestramos SharePoint, Microsoft Forms, Power Automate, Teams e Power Apps cobrindo todo o percurso até a ativação.
- Coleta inicial: o gerente preenche um Power Apps móvel com dados-chave (identidade, nacionalidade, residência fiscal, origem de fundos, perfil de investidor). Perguntas condicionais conforme perfil (empreendedor, PEP etc.).
- Espaço do cliente: cria-se automaticamente um site SharePoint com estrutura padrão: biblioteca com pastas (identidade, comprovantes financeiros, contratos, correspondência), lista de tarefas gerada pelo perfil e canal Teams para coordenação.
- Coleta documental: o cliente recebe email com link seguro para Microsoft Forms e envia identidade, comprovante de domicílio, origem de fundos. Forms é simples e grava no SharePoint.
- Controles de compliance: um fluxo usa AI Builder para extrair dados do documento e cruzar com o declarado; verifica sanções via API do World-Check. Qualquer alerta sobe para o responsável de compliance com detalhes.
- Preparação interna: backoffice e TI são avisados no Teams para criar acessos e-banking, perfis em sistemas, cartões. Cada equipe tem checklist no Planner, acessível no canal.
- Dashboard em tempo real: Power BI mostra avanço por etapa, documentos faltantes, aprovações pendentes e ETA para ativação.
- Ativação: quando tudo está validado e assinado, o workflow ativa a relação no core banking via API segura. O cliente recebe email de boas-vindas com acessos; o gerente é notificado e uma reunião de kick-off é proposta via Bookings.
Benefícios medidos
Após 12 meses, o prazo médio caiu de 18 para 7 dias (-61%); casos simples chegam a 4 dias. Abandono caiu de 12% para 8% (-35%). O tempo administrativo por dossiê reduziu 55% (de 6,5 h para 3 h) e erros/omissões caíram 78%. Gerentes passam mais tempo com clientes e menos em coordenação. Auditores FINMA elogiaram o audit trail automático.
Governança e segurança
Dados sensíveis sob sigilo bancário ficam no SharePoint com criptografia em repouso e trânsito. Permissões granulares por menor privilégio. Retenção automática (10+ anos) nos sites. Fluxos usam contas de serviço com identidades gerenciadas, não usuários. Monitoramento detecta acessos anômalos; auditorias trimestrais revisam permissões e processos.
Arquitetura e escalabilidade
Baseado apenas em Microsoft 365 e Power Platform. Templates SharePoint geridos com PnP Provisioning para aplicar melhorias regulatórias. Workflows modulares e reutilizáveis. Capacidade atual 15 novos clientes/mês, escalável a 100 sem mudanças. Custo operacional ~800 CHF/mês (licenças Premium, storage extra, suporte), compensado por 60 horas administrativas economizadas e menor abandono (~4 relações extras/ano, ~400k CHF AUM cada).
Próximos passos
Expandir para crédito hipotecário ou estruturas patrimoniais complexas; integrar assinatura eletrônica qualificada (SwissID) para eliminar papel.
Conclusão
Um onboarding bem orquestrado com Microsoft 365 une eficiência, experiência e compliance. Ao padronizar tarefas, centralizar documentos e automatizar controles, o banco ganha velocidade e segurança, mantendo soberania de dados suíça e vantagem competitiva.