O problema inicial
Uma consultoria financeira independente em Genebra e Vaud, com cerca de 100 mandatos de PMEs, sofria com inadimplência. Eram cem faturas mensais e um dia de trabalho semanal dedicado a cobrar. As campanhas eram em massa e pouco personalizadas; alguns clientes só pagavam após a terceira notificação.
O prazo médio de pagamento era 52 dias (contrato pedia 30 dias). Isso afetava o caixa e exigia linha de crédito para suavizar. A firma queria automatizar o processo mantendo tom profissional e personalizado, essencial na relação de confiança.
A solução desenvolvida
Criamos uma automação com Power Automate, AI Builder e Azure OpenAI. A arquitetura reúne vários fluxos:
- Um fluxo diário consulta o sistema contábil Sage via API REST para encontrar faturas pendentes, classificadas por idade e valor.
- Categorias: atraso leve (até 15 dias), moderado (16–45) e importante (>45).
- Para cada fatura, o fluxo recupera histórico do CRM (ligações, emails, reuniões) e lembretes anteriores.
Essas informações vão a um modelo GPT-4o privado no Azure OpenAI com instruções para gerar um email de cobrança personalizado. O prompt inclui nome do cliente, tipo de mandato, valor devido, dias em atraso, histórico relacional e exemplos de tom por categoria:
- Atraso leve: tom cortês, assumindo esquecimento.
- Atraso moderado: lembra termos contratuais com firmeza cordial.
- Atraso importante: menciona possíveis consequências (suspensão, cobrança) e oferece plano de pagamento se fizer sentido.
O modelo também sugere uma linha de assunto otimizada. Antes do envio, um aprovador pode validar no Power Automate ou deixar envio automático para a primeira categoria. Emails saem do Outlook com tracking; qualquer resposta cria tarefa para o responsável contábil.
Resultados medidos
Após seis meses, o prazo médio caiu de 52 para 31 dias (-40%). O tempo gasto em cobranças reduziu 85%, de um dia por semana para uma hora de revisão de casos complexos. A taxa de resposta subiu 60%; clientes apreciam mensagens personalizadas em vez de cartas padrão.
A relação com clientes melhorou; vários elogiaram a cortesia. O sistema detecta cedo clientes com dificuldade e permite ajustar planos antes que piore.
Financeiramente, cortar 21 dias liberou cerca de 180.000 CHF em caixa, reduzindo a linha de crédito e economizando milhares em juros anuais. O ROI veio em menos de dois meses.
Aspectos técnicos
Como o Sage 50 não tem API REST moderna, criamos uma Azure Function que consulta com segurança o SQL do Sage e expõe endpoints OData. Chamadas ao Azure OpenAI são controladas por políticas DLP da Power Platform, garantindo que dados sensíveis não saiam para serviços não aprovados. O modelo GPT-4o está em modo privado, com compromisso de não usar dados para treino.
O custo mensal (Azure + Power Automate Premium) é de ~150 CHF, equivalente a duas horas de salário economizadas por semana.
Evoluções futuras
A firma planeja estender a automação para qualificação de leads e relatórios personalizados de mandato. O sucesso inicial prova o valor da IA em tarefas administrativas repetitivas que ainda exigem personalização.
Conclusão
Automatizar lembretes mostra como a IA transforma um processo custoso em vantagem competitiva. Com geração de texto e orquestração do Power Automate, ganha-se tempo, melhora-se o tom e protege-se a relação com o cliente, mantendo dados no tenant suíço e seguindo a tendência de AI search e assistentes genéricos.