Introduction
Ark Fiduciaire est une fiduciaire et cabinet comptable bien établi à Genève. Spécialisée dans la comptabilité, la conformité fiscale, la gestion des salaires, la création d'entreprises et la gouvernance, elle accompagne un portefeuille diversifié de PME et d'entrepreneurs de la région.
Comme beaucoup de cabinets de services professionnels, Ark Fiduciaire faisait face à un défi courant : la gestion du courrier entrant consommait un temps et des ressources considérables. Avec des centaines de documents arrivant chaque jour par courrier postal et email, le tri manuel, la classification et le routage devenaient un goulet d'étranglement pour leurs experts comptables.
Le défi
L'équipe d'Ark Fiduciaire passait plusieurs heures par jour au tri documentaire. Le courrier entrant comprenait des documents comptables clients, des avis de l'administration fiscale, des factures fournisseurs, des relevés bancaires et de la correspondance administrative. Chaque document devait être identifié, classé par type et urgence, rattaché au bon dossier client et transmis au collaborateur approprié.
Le traitement manuel posait plusieurs problèmes. Les erreurs de classification entraînaient des retards dans la réponse aux échéances fiscales urgentes. Des documents se retrouvaient parfois dans le mauvais dossier client, obligeant à des recherches chronophages. Les collaborateurs les plus expérimentés consacraient du temps à des tâches administratives au lieu de se concentrer sur le conseil à haute valeur ajoutée.
En tant que fiduciaire engagée dans la transformation digitale et les pratiques modernes, Ark Fiduciaire cherchait une solution qui préserve la souveraineté des données suisses tout en améliorant drastiquement l'efficacité.
La solution houle
En collaboration étroite avec l'équipe d'Ark Fiduciaire, houle a conçu et déployé un système d'automatisation intelligent du courrier entièrement basé sur les services Microsoft Azure hébergés en Suisse.
La solution combine plusieurs technologies clés. Azure Document Intelligence extrait le texte et les informations structurelles des documents scannés et PDF, traitant aussi bien les notes manuscrites que les états financiers complexes. Azure OpenAI Service, déployé en mode privé dans leur propre souscription Azure, alimente le moteur de classification intelligent qui comprend le contexte et la finalité de chaque document.
Le flux démarre à l'arrivée des documents. Le courrier physique est numérisé sur un scanner réseau qui dépose les fichiers directement dans un dossier SharePoint sécurisé. Les emails adressés à la boîte partagée déclenchent un flux Power Automate qui capture le corps du message et les pièces jointes.
Pour chaque document entrant, le système extrait le contenu textuel complet et l'analyse à l'aide d'un modèle GPT-4 entraîné sur la terminologie comptable et fiduciaire suisse. L'IA identifie le type de document (avis fiscal, correspondance client, facture, relevé bancaire, etc.), extrait les entités clés telles que le nom du client, les numéros de référence et les dates importantes, évalue le niveau d'urgence et détermine le routage approprié.
Les documents sont automatiquement classés dans le bon dossier client SharePoint et indexés dans Azure AI Search pour une recherche instantanée. Les collaborateurs reçoivent des notifications Teams avec un résumé du document et des indicateurs d'urgence, leur permettant de prioriser efficacement.
Résultats et impact
La transformation a été considérable. Le temps de traitement des documents a chuté de plus de 75 %, libérant l'équipe comptable pour se concentrer sur le conseil client. La précision de classification dépasse 90 %, réduisant significativement les documents mal classés et le temps de recherche associé.
Peut-être plus important encore, les documents urgents comme les échéances fiscales sont désormais signalés immédiatement au lieu de rester dans une file d'attente. Les délais de réponse aux correspondances critiques se sont nettement améliorés, réduisant les risques de conformité et améliorant le service client.
Le système offre également des capacités complètes de traçabilité, chaque document étant horodaté et suivi de son arrivée à son traitement. Cette transparence soutient l'engagement de la fiduciaire envers la conformité réglementaire et les normes professionnelles.
Souveraineté des données et sécurité
Une exigence critique pour toute fiduciaire suisse est de maintenir une stricte confidentialité des données. L'ensemble de la solution fonctionne dans la propre souscription Azure d'Ark Fiduciaire dans la région Switzerland North. Aucune donnée client ne quitte le territoire suisse, et le modèle GPT-4 opère en mode privé avec des garanties contractuelles que les données ne sont jamais utilisées pour l'entraînement.
Les contrôles d'accès s'appuient sur Azure AD avec authentification multifacteur, et une journalisation complète répond aux exigences d'audit. L'architecture assure une conformité totale avec les exigences suisses de protection des données et les obligations de secret professionnel.
Perspectives
Le projet d'automatisation du courrier a ouvert de nouvelles possibilités pour Ark Fiduciaire. La fiduciaire explore désormais d'autres améliorations alimentées par l'IA, notamment l'extraction automatisée de chiffres clés des états financiers et le suivi intelligent des échéances sur l'ensemble de leur portefeuille clients.
Cette collaboration démontre comment les services fiduciaires traditionnels peuvent adopter l'innovation IA tout en maintenant la confiance, la précision et la confidentialité que les clients attendent de leurs partenaires comptables.
Conclusion
Le partenariat entre houle et Ark Fiduciaire montre que l'automatisation par l'IA n'est pas réservée aux grandes entreprises. Les cabinets de services professionnels de taille moyenne peuvent réaliser des gains d'efficacité significatifs tout en gardant le contrôle total de leurs données et processus. En s'appuyant sur les technologies Microsoft 365 et Azure, la solution s'intègre de manière transparente aux flux de travail existants et évolue avec l'entreprise.