Le contexte
Une étude notariale genevoise traitant une cinquantaine de dossiers simultanés faisait face à un problème récurrent : la gestion des délais légaux et contractuels. Chaque dossier immobilier, successoral ou commercial comporte de nombreuses échéances critiques, comme les délais de rétractation, dates de signature, expirations d'option, ou délais de recours. Ces dates étaient auparavant saisies manuellement dans Outlook par les clercs après lecture des documents, un processus chronophage et source d'erreurs.
Un oubli de délai pouvait avoir des conséquences graves, tant sur le plan de la responsabilité professionnelle que de la réputation de l'étude. Le notaire cherchait une solution permettant de détecter automatiquement les délais dans les documents et de les synchroniser avec les calendriers de l'équipe, avec une architecture où chaque client correspond à une équipe Microsoft Teams dédiée.
La solution technique
Nous avons développé une application SharePoint Framework intégrée directement dans les sites d'équipe. L'architecture repose sur plusieurs composants techniques. Un composant WebPart SPFx développé en React et TypeScript s'intègre dans la page d'accueil de chaque site d'équipe client. Ce composant surveille la bibliothèque de documents du site et se connecte à Azure OpenAI Service via une Azure Function sécurisée pour analyser les nouveaux documents.
Lorsqu'un document est ajouté à la bibliothèque SharePoint, l'application SPFx le détecte grâce aux webhooks SharePoint et envoie le contenu à une Azure Function qui orchestre l'analyse. Cette fonction appelle d'abord Azure Document Intelligence pour extraire le texte structuré, puis envoie ce texte à un modèle GPT-4 avec des instructions spécifiques pour identifier tous les délais, dates limites et échéances mentionnés dans le document.
Le prompt inclut des exemples de formulations juridiques suisses typiques comme "délai de réflexion de 14 jours", "sous réserve d'acceptation dans les 30 jours", ou "échéance fixée au". Le modèle retourne une liste structurée de délais avec leur nature, date exacte ou relative, et niveau de criticité. L'application SPFx crée ensuite automatiquement des événements dans le calendrier partagé de l'équipe Teams correspondante, avec des alertes configurées selon l'importance.
Chaque événement calendrier inclut un lien direct vers le document source et vers le dossier SharePoint, permettant au clerc de vérifier rapidement le contexte. Un tableau de bord personnalisé affiche tous les délais à venir pour l'ensemble des dossiers de l'étude, avec un code couleur selon l'urgence.
Les résultats
L'étude notariale utilise cette solution depuis huit mois avec des résultats remarquables. Le temps de saisie manuelle des délais a été réduit de 90%, passant d'environ deux heures par jour à quelques minutes de vérification. Aucun délai critique n'a été manqué depuis le déploiement, alors que l'étude constatait en moyenne un oubli tous les deux mois auparavant. Les clercs rapportent une réduction significative du stress lié à la surveillance constante des échéances.
La précision de détection atteint 96%, avec les 4% de cas ambigus signalés pour validation humaine. Le système a également révélé des délais que les clercs n'auraient pas nécessairement identifiés dans des clauses contractuelles complexes, améliorant ainsi la qualité du service.
Le notaire apprécie particulièrement l'intégration transparente dans l'environnement Microsoft 365 existant, sans besoin de former les collaborateurs à un nouvel outil externe. La solution respecte l'architecture "un client = une équipe Teams" déjà en place, permettant une adoption immédiate.
Architecture et gouvernance
L'application SPFx est déployée dans le catalogue d'applications du tenant Microsoft 365 de l'étude, garantissant un contrôle total sur les mises à jour et permissions. Les appels API vers Azure sont authentifiés via Azure AD avec des identités managées, éliminant le besoin de gérer des secrets. Les données ne transitent que dans les régions Azure Switzerland North et West Europe, conformément aux exigences du secret professionnel notarial suisse.
Le coût opérationnel mensuel est minime, environ 200 CHF pour l'ensemble des ressources Azure consommées, incluant les appels API OpenAI, Document Intelligence et les Azure Functions. Ce coût est négligeable comparé à la valeur créée et aux risques évités.
Conclusion
Cette application démontre la puissance de l'écosystème Microsoft 365 lorsqu'on combine SharePoint Framework, Teams, et Azure AI Services. En intégrant l'intelligence artificielle directement dans les outils quotidiens, nous avons créé une solution qui s'efface derrière le travail des utilisateurs tout en apportant une sécurité opérationnelle majeure.