Le problème initial
Un cabinet de conseil en management employant 80 consultants répartis entre Genève, Zurich et Lausanne gérait manuellement plus de 300 notes de frais mensuellement. Le processus était archaïque : les consultants photographiaient leurs reçus, remplissaient un fichier Excel, et envoyaient le tout par email au service administratif. Deux collaboratrices vérifiaient ensuite manuellement chaque note pour contrôler la conformité avec la politique de frais, la présence des justificatifs, la cohérence des montants, et le respect des plafonds.
Ce processus prenait environ 60 heures par mois et était source de nombreux problèmes. Les erreurs de saisie par les consultants étaient fréquentes, les justificatifs manquants obligeaient à de multiples allers-retours, et les délais de remboursement atteignaient parfois six semaines, créant de l'insatisfaction. Certains consultants renonçaient à déclarer de petits frais par lassitude administrative. La direction cherchait une solution moderne, mobile, et automatisée.
La solution développée
Nous avons conçu un système complet de gestion des notes de frais basé sur Power Apps, Power Automate, AI Builder et les Approvals Microsoft. L'architecture couvre l'ensemble du processus de bout en bout.
Les consultants utilisent une application Power Apps mobile intuitive pour soumettre leurs frais. Lors d'un déplacement, le consultant prend une photo du reçu directement dans l'application. AI Builder, le composant d'intelligence artificielle de la Power Platform, analyse automatiquement le reçu grâce à son modèle de reconnaissance de documents pré-entraîné. L'IA extrait les informations clés : date de la dépense, montant total, devise, nom du commerçant, et catégorie probable (repas, transport, hébergement, etc.).
Tous ces champs sont automatiquement pré-remplis dans le formulaire Power Apps, le consultant n'a plus qu'à vérifier et compléter quelques informations comme le client concerné et une description courte. L'application affiche en temps réel si la dépense respecte les plafonds de la politique (par exemple, maximum 50 CHF pour un repas, 200 CHF pour une nuit d'hôtel) avec des codes couleur. Si un plafond est dépassé, le consultant doit obligatoirement justifier l'exception.
Une fois validée, la note de frais est enregistrée dans une liste SharePoint et un flux Power Automate se déclenche automatiquement. Le flux effectue d'abord une série de vérifications automatiques : conformité avec la politique de frais, présence d'un justificatif lisible, cohérence entre le montant déclaré et le montant extrait du reçu par l'IA (alerte si écart supérieur à 5%), et détection d'éventuels doublons (même montant, même date, même consultant).
Le flux calcule également un score de risque pour chaque note basé sur des patterns suspects : dépenses inhabituellement élevées, justificatifs de mauvaise qualité, historique du consultant (quelqu'un ayant déjà eu des refus obtient un score plus élevé), et anomalies temporelles (dépenses le weekend pour un projet du lundi au vendredi).
Selon le montant total de la note et le score de risque, le flux détermine le circuit d'approbation approprié. Les notes simples sous 500 CHF avec score faible sont approuvées automatiquement et envoyées directement en comptabilité. Les notes entre 500 et 2000 CHF sont envoyées au manager du consultant via le système Approvals de Microsoft Teams. Les notes dépassant 2000 CHF ou ayant un score de risque élevé nécessitent une double validation du manager puis du directeur financier.
Les approbateurs reçoivent dans Teams une carte adaptative présentant tous les détails de la note avec les justificatifs, le score de risque, et les éventuelles alertes. Ils peuvent approuver ou refuser en un clic avec un commentaire optionnel. Toute l'interaction se fait sans quitter Teams, éliminant les emails et les recherches de documents.
Une fois approuvée, la note est automatiquement exportée vers le logiciel comptable Banana via son API, avec création de l'écriture comptable et planification du virement bancaire. Le consultant reçoit une notification Teams confirmant l'approbation et l'indicant que le remboursement sera effectué lors du prochain cycle de paiement.
Les résultats après déploiement
Le système est en production depuis neuf mois avec des résultats spectaculaires. Le temps de traitement administratif a chuté de 75%, passant de 60 heures par mois à 15 heures consacrées uniquement aux cas complexes nécessitant arbitrage. Le taux d'approbation automatique atteint 42% des notes, libérant du temps managérial.
Le délai moyen de remboursement est passé de 38 jours à 8 jours, soit une réduction de 79%. La satisfaction des consultants mesurée par enquête interne a bondi de 35 points. Les consultants apprécient particulièrement la simplicité de l'application mobile et la transparence du processus (ils voient en temps réel où en est leur note).
Le taux d'erreur dans les notes de frais a diminué de 68% grâce au pré-remplissage automatique par IA et aux contrôles en temps réel. Les allers-retours pour justificatifs manquants ou informations incomplètes ont pratiquement disparu. Le nombre de litiges ou contestations a chuté de 85%.
Un bénéfice inattendu est l'amélioration de la conformité fiscale. Le système garantit que tous les justificatifs sont conservés de manière structurée dans SharePoint avec horodatage et traçabilité complète, facilitant grandement les audits. Lors du dernier contrôle fiscal, l'auditeur a félicité le cabinet pour la qualité de sa documentation.
Intelligence artificielle et apprentissage
Le modèle AI Builder de reconnaissance de reçus s'améliore avec l'usage. Initialement, le taux de reconnaissance correcte était de 82%. Après neuf mois et plusieurs milliers de reçus traités, il atteint désormais 94%. Les formats de reçus suisses typiques (SBB, compagnies de taxi genevoises, chaînes hôtelières) sont maintenant parfaitement reconnus.
Le cabinet a également créé un modèle AI Builder personnalisé pour classifier automatiquement les dépenses dans les bonnes catégories comptables en fonction du commerçant et du contexte. Ce modèle a été entraîné sur l'historique des 5000 notes de frais précédentes et atteint une précision de 89%.
Architecture et évolutivité
L'ensemble de la solution repose exclusivement sur la Power Platform et Microsoft 365, garantissant une intégration native et une maintenance simplifiée. L'application Power Apps est construite en mode responsive pour fonctionner parfaitement sur smartphone, tablette et desktop.
Les données sont stockées dans des listes SharePoint avec les reçus numérisés conservés dans une bibliothèque de documents. Des politiques de rétention automatiques archivent les notes de plus de 10 ans conformément aux obligations légales suisses. Les données sensibles sont protégées par des permissions SharePoint granulaires basées sur les rôles.
Le système est conçu pour scaler facilement. Le cabinet prévoit une croissance à 150 consultants dans les trois prochaines années, ce qui sera géré sans modification technique grâce à l'élasticité de la Power Platform.
Le coût mensuel total incluant les licences Power Apps Premium pour 80 utilisateurs, Power Automate Premium pour les flux illimités, et AI Builder credits s'élève à environ 1200 CHF. Ce coût est largement amorti par les 45 heures de travail administratif économisées mensuellement, représentant environ 3500 CHF d'économies salariales.
Évolutions futures
Le cabinet explore plusieurs améliorations. Une intégration avec les systèmes de réservation de billets de train et d'hôtel permettrait d'importer automatiquement certaines dépenses sans intervention du consultant. Une fonctionnalité de prédiction budgétaire basée sur l'historique des frais par projet aiderait les chefs de projet à mieux anticiper les coûts. Enfin, une analyse des patterns de dépenses pourrait identifier des opportunités de négociation avec des fournisseurs récurrents.
Conclusion
Ce système de notes de frais illustre comment la Power Platform peut transformer complètement un processus administratif pénible en une expérience fluide et moderne. En combinant la simplicité d'usage de Power Apps, l'intelligence de AI Builder, et la puissance d'orchestration de Power Automate, nous avons créé une solution qui bénéficie à tous les acteurs : les consultants gagnent du temps et sont remboursés rapidement, les managers gardent le contrôle sans être submergés, l'administration traite plus efficacement avec moins d'erreurs, et la direction dispose d'une visibilité et d'une conformité accrues.