Introdução
Ark Fiduciaire é uma fiduciária e escritório de contabilidade bem estabelecido em Genebra, Suíça. Especializada em contabilidade, conformidade fiscal, gestão de folha de pagamento, constituição de empresas e governança corporativa, atende um portfólio diversificado de PMEs e empreendedores da região.
Como muitas firmas de serviços profissionais, a Ark Fiduciaire enfrentava um desafio comum: a gestão do correio de entrada consumia tempo e recursos significativos. Com centenas de documentos chegando diariamente por correio postal e e-mail, a triagem manual, classificação e encaminhamento haviam se tornado um gargalo para seus especialistas contábeis.
O desafio
A equipe da Ark Fiduciaire passava horas valiosas todos os dias na triagem de documentos. A correspondência de entrada incluía documentos contábeis de clientes, notificações da autoridade fiscal, faturas de fornecedores, extratos bancários e correspondência administrativa. Cada documento precisava ser identificado, classificado por tipo e urgência, associado ao dossiê de cliente correto e encaminhado ao membro da equipe apropriado.
O processamento manual criava vários pontos de dor. Erros de classificação levavam a atrasos na resposta a prazos fiscais urgentes. Documentos ocasionalmente acabavam em pastas de clientes erradas, exigindo buscas que consumiam tempo. Os funcionários mais experientes gastavam tempo em tarefas administrativas em vez de trabalho de consultoria de alto valor.
Como firma comprometida com a transformação digital e práticas fiduciárias modernas, a Ark Fiduciaire buscava uma solução que mantivesse a soberania de dados suíça enquanto melhorava drasticamente a eficiência.
A solução houle
Trabalhando em estreita colaboração com a equipe da Ark Fiduciaire, a houle projetou e implementou um sistema inteligente de automatização do correio construído inteiramente sobre serviços Microsoft Azure hospedados na Suíça.
A solução combina várias tecnologias-chave. O Azure Document Intelligence extrai texto e informações estruturais de documentos digitalizados e PDFs, processando desde notas manuscritas até demonstrações financeiras complexas. O Azure OpenAI Service, implantado em modo privado dentro de sua própria assinatura Azure, alimenta o mecanismo de classificação inteligente que compreende o contexto e propósito dos documentos.
O fluxo de trabalho começa quando os documentos chegam. O correio físico é digitalizado em um scanner de rede que deposita os arquivos diretamente em uma pasta segura do SharePoint. E-mails para a caixa compartilhada da firma acionam um fluxo do Power Automate que captura tanto o corpo da mensagem quanto os anexos.
Para cada documento de entrada, o sistema extrai o conteúdo de texto completo e o analisa usando um modelo GPT-4 treinado em terminologia contábil e fiduciária suíça. A IA identifica o tipo de documento (notificação fiscal, correspondência de cliente, fatura, extrato bancário, etc.), extrai entidades-chave como nome do cliente, números de referência e datas importantes, avalia o nível de urgência e determina o encaminhamento apropriado.
Os documentos são automaticamente arquivados na pasta de cliente correta dentro do SharePoint e indexados no Azure AI Search para recuperação instantânea. Os membros da equipe recebem notificações do Teams com resumos de documentos e indicadores de urgência, permitindo-lhes priorizar eficazmente.
Resultados e impacto
A transformação foi substancial. O tempo de processamento de documentos caiu mais de 75%, liberando a equipe contábil para se concentrar no trabalho de consultoria a clientes. A precisão da classificação supera 90%, reduzindo significativamente documentos arquivados incorretamente e o tempo de busca associado.
Talvez o mais importante: documentos urgentes como prazos de autoridades fiscais são agora sinalizados imediatamente em vez de ficarem em fila. Os tempos de resposta a correspondência crítica melhoraram dramaticamente, reduzindo o risco de conformidade e melhorando o serviço ao cliente.
O sistema também fornece capacidades completas de trilha de auditoria, com cada documento marcado com data e hora e rastreado desde a chegada até o processamento. Essa transparência apoia o compromisso da firma com a conformidade regulatória e os padrões profissionais.
Soberania de dados e segurança
Um requisito crítico para qualquer fiduciária suíça é manter estrita confidencialidade de dados. Toda a solução funciona dentro da própria assinatura Azure da Ark Fiduciaire na região Switzerland North. Nenhum dado de cliente sai do território suíço, e o modelo GPT-4 opera em modo privado com garantias contratuais de que os dados nunca são usados para treinamento.
Os controles de acesso utilizam Azure AD com autenticação multifator, e o registro abrangente suporta os requisitos de auditoria. A arquitetura garante conformidade total com os requisitos suíços de proteção de dados e obrigações de sigilo profissional.
Olhando para frente
O projeto de automatização do correio abriu novas possibilidades para a Ark Fiduciaire. A firma agora explora melhorias adicionais alimentadas por IA, incluindo extração automatizada de números-chave de demonstrações financeiras e rastreamento inteligente de prazos em todo seu portfólio de clientes.
Essa colaboração demonstra como serviços fiduciários tradicionais podem abraçar a inovação em IA enquanto mantêm a confiança, precisão e confidencialidade que os clientes esperam de seus parceiros contábeis.
Conclusão
A parceria entre houle e Ark Fiduciaire mostra que a automatização alimentada por IA não é apenas para grandes empresas. Firmas de serviços profissionais de médio porte podem alcançar ganhos significativos de eficiência enquanto mantêm controle total sobre seus dados e processos. Construída sobre tecnologias Microsoft 365 e Azure, a solução se integra perfeitamente com os fluxos de trabalho existentes e escala com o negócio.