Fluxos de aprovação multinível com cartões adaptativos Teams e condições dinâmicas

O contexto das aprovações de seguros

Uma companhia de seguros de Genebra especializada em riscos empresariais tramitava mensalmente cerca de 150 solicitações de subscrição que requeriam aprovações segundo regras complexas. O processo envolvia tipicamente 3 a 5 níveis de aprovação conforme o valor segurado, tipo de risco e perfil do subscritor. Os circuitos variavam segundo as situações: uma apólice padrão abaixo de 100'000 CHF requeria duas validações, enquanto uma apólice complexa acima de 500'000 CHF necessitava 5 validações sequenciais (Underwriter → Gerente regional → Diretor técnico → Advogado → Diretor geral). Problemas: Ping-pong de e-mails com respostas atrasadas, falta de visibilidade do status de aprovação, escalamentos esquecidos, prazos não respeitados e captura manual de dados em cada etapa.

A solução: Fluxos de trabalho inteligentes com Teams

Implementamos uma solução completa baseada em Power Automate Premium + Adaptive Cards + Azure Functions + SharePoint:

• Biblioteca SharePoint para solicitações: Cada solicitação de subscrição é inserida como elemento estruturado em uma lista com metadados (cliente, valor, tipo de risco, duração, região, perfil, status, histórico de validadores, marcas de tempo).
• Roteamento dinâmico com Power Automate: Ao criar uma solicitação, o fluxo avalia condições: IF valor < 100k E risco = Padrão → 2 níveis (Underwriter + Manager). IF valor 100k-500k OU risco = Complexo → 3 níveis (+ Diretor técnico). IF valor > 500k OU nova região/estratégico → 5 níveis (+ Advogado + DG). Atribuição automática do primeiro validador segundo disponibilidade (ausência detectada via API Teams Presence).
• Adaptive Cards no Teams: Cada validador recebe um cartão adaptativo diretamente em seu canal Teams com resumo da solicitação, histórico do cliente, indicadores-chave (taxa de sinistralidade, perfil) e botões de ação (Aprovar / Rejeitar / Solicitar mais informações / Escalar). Ação = atualização imediata do cartão + transição ao próximo validador.
• Ramificações paralelas: Para certos casos, as aprovações são executadas em paralelo: diretor técnico E advogado são notificados simultaneamente; o fluxo aguarda ambas as respostas antes de continuar.
• Condições e escalamentos: IF resposta não recebida em 24 horas → lembrete automático. IF após 48 horas sem resposta → escalamento ao nível hierárquico +1 com cópia ao gerente. IF rejeição → fluxo para + notificação ao solicitante original com motivo da rejeição.
• Notificações automáticas: Em cada mudança de estado, o solicitante recebe uma mensagem Teams com status. Em aprovação final: e-mail automático ao cliente com PDF assinado (gerado por Azure Function via Office Scripts em modelo).
• Auditoria e rastreabilidade: Cada ação (Aprovar/Rejeitar/Escalar/Comentário) é salva no SharePoint com marca de tempo + validador + motivo. Power BI mostra tempos médios de aprovação por tipo de risco, valor, validador.

Resultados após 9 meses

• Tempo de aprovação: Média de 8 dias para 2,5 dias (70% de redução). Apólices padrão: de 72 horas para 6 horas. Apólices complexas: de 15 dias para 4 dias.
• Visibilidade: 100% das solicitações têm status em tempo real. Gerentes veem validações pendentes, atrasos e gargalos de relance.
• Conformidade: Não mais escalamentos esquecidos. Cada etapa rastreável. Auditorias internas elogiam rastreabilidade e respeito a prazos.
• Experiência do usuário: Validadores no Teams apreciam cartões adaptativos (sem troca de e-mail, contexto direto, ações simples). Adoção fluida.
• Produtividade: Economia de tempo ~200 horas/mês por eliminação de acompanhamento manual. Underwriters concentram-se em análise de risco em vez de administração.
• Impacto no negócio: Cotações mais rápidas = maior taxa de fechamento. Valor agregado estimado ~150'000 CHF/ano por subscrição acelerada e perda de negócios evitada.

Arquitetura técnica

• Power Automate Premium: Fluxos na nuvem com loops, condições, ramificações paralelas. Conectores premium (Teams, SharePoint, Office Scripts).
• Adaptive Cards: Modelos JSON com campos de entrada, botões de ação, blocos dinâmicos (mostrar indicadores apenas se relevante). SDK Bot Framework para cartões personalizados.
• Azure Functions: Funções serverless para lógica de negócio complexa (regras de roteamento, geração PDF a partir de modelo, envio de documentos assinados). Gatilho HTTP chamado do Power Automate.
• SharePoint: Lista central com versionamento, permissões por função, metadados com colunas calculadas (SLA, atrasado?, data de escalamento).
• Power BI: Painéis em tempo real com conexão ao vivo ao SharePoint. KPIs: tempo médio por fase, validadores gargalo, taxa de rejeição por risco.
• Custos: ~350 CHF/mês (Power Automate Premium, Azure Functions, SharePoint Premium). Muito abaixo dos custos economizados e ROI.
• Segurança: Dados confidenciais permanecem no SharePoint Online (data centers suíços). Acesso por função. Registro de auditoria nativo.

Perspectivas e extensão

• IA para sugestões de roteamento: Azure OpenAI poderia sugerir validadores ótimos segundo competência, disponibilidade, carga de trabalho.
• Pré-validação automática de risco: Apólices simples poderiam ser pré-validadas automaticamente por IA (limiar de confiança 90%), validação humana apenas se incerto.
• Integração com CRM: Vincular apólices com histórico do cliente para visão completa.
• Validadores externos: Abrir fluxo para parceiros externos (resseguradores, atuários) com acessos seguros de convidado.

Conclusão

Com Power Automate e Adaptive Cards, os fluxos de aprovação tornam-se transparentes, rápidos e conformes. Sem acompanhamento de e-mails, sem escalamentos esquecidos, registros de auditoria completos e economia de tempo significativa. Uma solução acessível para qualquer empresa com processos de validação complexos: sem código, completamente configurável, escalável.