O problema inicial
Uma consultoria de management com 80 consultores em Genebra, Zurique e Lausanne geria mais de 300 notas de despesas por mês manualmente. Consultores fotografavam recibos, preenchiam Excel e enviavam por email. Duas colaboradoras conferiam tudo à mão: política de despesas, comprovantes legíveis, coerência de valores e limites. O processo tomava cerca de 60 horas mensais, gerava erros, idas e vindas por faltas de comprovantes e reembolsos que levavam até seis semanas. Alguns consultores desistiam de declarar pequenos gastos por cansaço burocrático.
A solução implantada
Construímos um sistema completo com Power Apps, Power Automate, AI Builder e Approvals no Teams.
- Captura móvel: App Power Apps para fotografar o recibo; AI Builder extrai data, valor, moeda, comerciante e categoria provável (refeição, transporte, hotel...).
- Formulário inteligente: Campos se preenchem sozinhos; o consultor só adiciona cliente e breve descrição. A app mostra em tempo real se a política é atendida (limites de 50 CHF refeição, 200 CHF hotel etc.) e exige justificativa em caso de excesso.
- Checks automáticos: Ao enviar, Power Automate verifica política, presença de comprovante, coerência entre valor declarado e lido pela IA (alerta se desvio >5%) e possíveis duplicados (mesmo valor/data/consultor).
- Score de risco: Calcula risco por padrões suspeitos: valores altos, comprovantes ruins, histórico com recusas, gastos em fim de semana para projetos de segunda a sexta.
- Fluxos de aprovação: Conforme valor e risco, notas simples <500 CHF e risco baixo são aprovadas automaticamente e seguem para contabilidade. Entre 500 e 2000 CHF vão ao gestor via Approvals no Teams. >2000 CHF ou risco alto pedem dupla validação (gestor + diretor financeiro).
- Aprovação no Teams: Aprovadores recebem Adaptive Card com detalhes, comprovantes, score e alertas; aprovam ou rejeitam em um clique.
- Contabilidade e pagamento: Após aprovação, exporta para Banana via API, cria lançamento contábil e agenda pagamento. O consultor recebe notificação no Teams.
Resultados
Em nove meses, o tempo administrativo caiu 75%, de 60 para 15 horas mensais focadas em casos complexos. 42% das notas são aprovadas automaticamente, liberando tempo de gestores. O reembolso médio caiu de 38 para 8 dias (-79%). A satisfação interna subiu 35 pontos; erros caíram 68% e disputas 85%.
IA e aprendizado
O modelo de recibos do AI Builder evoluiu de 82% para 94% de acerto após milhares de tíquetes (SBB, táxi, hotéis suíços). Um modelo próprio classifica despesas por comerciante/contexto com 89% de precisão.
Arquitetura e escalabilidade
Tudo na Power Platform e Microsoft 365. Dados e recibos ficam no SharePoint com retenção automática de 10 anos e permissões por função. A solução escala para 150 consultores sem mudanças. Custo mensal (Power Apps Premium, Power Automate Premium, AI Builder) ~1200 CHF, coberto pelas 45 horas administrativas economizadas (~3500 CHF) e melhor conformidade fiscal.
Próximos passos
Integrar reservas de trem/hotel para importar despesas automaticamente, prever orçamentos por projeto e analisar padrões para negociar com fornecedores recorrentes.
Conclusão
Uma solução de despesas bem desenhada transforma um processo pesado em experiência ágil. Com Power Apps, AI Builder e Power Automate, ganha-se rapidez, rastreabilidade e conformidade; consultores recebem reembolsos rápidos e a administração reduz erros, sem tirar dados do tenant suíço.