Contexto
Um escritório de engenharia tocava 40 projetos simultâneos na Suíça e UE. Dados espalhados em Project Desktop, emails, Excel e chats de Teams tornavam o reporting lento (reuniões de 3h/semana) e riscos eram percebidos tarde. Era preciso uma vista única em quase tempo real, sem cópias paralelas.
Arquitetura
- Project for the web/Project Desktop: planejamento central; arquivos .mpp ficam na biblioteca do site SharePoint de cada projeto.
- Power Automate: fluxo diário extrai % de avanço, tarefas críticas, marcos <30 dias, desvios de esforço e orçamento; consolida em listas SharePoint centrais.
- Teams: canal por projeto; um fluxo monitora palavras-chave (atraso, bloqueado, risco) e cria alertas.
- Power Apps: formulário móvel de status semanal qualitativo (verde/âmbar/vermelho, conquistas, bloqueios, próximos passos) alimenta a base central.
- Power BI: modelo semântico com vistas para direção, PMO, recursos e cliente. Dashboards: linha do tempo de marcos, burn rate vs avanço, tarefas críticas, riscos, carga por recurso, filtros por cliente/setor/PM.
Operação
O fluxo de extração atualiza o modelo diariamente; Power BI refresca 4x/dia. Sinais de risco (marco crítico atrasado, margem < -5%, palavras de risco no Teams) geram cartões no canal e resumo semanal ao PMO. Clientes veem um dashboard resumido com marcos, entregas e fotos do canteiro (sem dados confidenciais internos).
Benefícios
Após sete meses:
- Reuniões de reporting caíram de 3h para 1h; o restante é self-service.
- Detecção de desvios passou de ~2 semanas para 3 dias; projetos com >10% de sobrecusto caíram 60%.
- Visão de carga balanceou recursos; utilização faturável subiu 8 pp.
- Pedidos de relatório ad hoc de clientes caíram 75% graças ao dashboard compartilhado.
Governança e segurança
Dados em SharePoint/Dataverse na Suíça. Roles em Power BI definem o que direção, PM e cliente veem. Flows usam contas de serviço com identidades gerenciadas. Auditoria via Microsoft 365; sem cópias locais de dados sensíveis.
Próximos passos
Integrar faturamento para mostrar margens reais, seguir entregáveis documentais automaticamente e adicionar módulo preditivo simples (Machine Learning do Power BI) para prever datas prováveis de conclusão.
Conclusão
Um modelo de dados único com Project, Power Automate e Power BI elimina planilhas paralelas e acelera decisões. PM e direção agem mais rápido, clientes ganham transparência e o escritório mantém soberania de dados no Microsoft 365 na Suíça.